Многоофисное предприятие. Закрытие офиса

На вашем предприятии организована многоофисная структура. При закрытии одного из филиалов необходимо провести регламентные работы в программе для закрытия офиса, а именно:

  • Необходимо провести регламентные работы по закрытию склада. Надо оформить перемещение товара на склад в другом офисе
  • Проверить баланс кассы, которая принадлежит офису, который закрываем. Привести баланс кассы в соответствии с фактическим положением дел
  • Проверить наличие типов и категорий платежей с привязкой к офису, который закрываем. При наличии надо перевести типы и категории платежей в архивную группу доступа
  • Необходимо отключить автосервис в офисе, который закрываем
  • Перевести в программе офис в состояние Отключен

Рассмотрим подробнее:

  • В филиале, который будет закрыт, есть склады. Проверьте, присутствует ли в программе товар на этих складах. Наличие товара на складе можно посмотреть в отчете Сверка склада. Скачать отчет можно через меню Справка — Дополнения — Ассортимент, поставки, ценообразование.
    Если же фактически товарных остатков уже нет, то необходимо обнулить остатки склад. Подробнее можно посмотреть в нашей инструкции: Как обнулить остатки на складе

Как только товарные остатки будут перевезены в действующий филиал, то надо переместить товар на склад действующего офиса. Для этого необходимо создать и провести документ Перемещение. Эту операцию надо выполнить до отключения офиса.

В том случае, когда весь товар будет перевезен в отдельное помещение в действующем офисе, то вполне возможно перевести весь склад с товарными остатками в действующий офис. Надо открыть склад и изменить адрес. Открыть склад можно из отчета Начальные настройки Трицепс — Описание бизнеса — Склады.

В том случае, когда было принято решение о том, что склад больше не будет использоваться, то желательно скрыть склад по архивной группе доступа. Это позволит избежать ошибок по случайному использованию закрытого склада.

  • В каждом офисе есть кассы по умолчанию. Такие же кассы есть и в том офисе, который будет закрыт. Надо переместить деньги, которые числятся на балансе этих касс, на баланс действующих касс. Также рекомендуем скрыть кассы из офиса, который закрываем. Переведите такие кассы в архивную группу доступа. Это позволит исключить случайное использование таких касс
  • Проверьте, использовали ли в работе специальные типы платежей с привязкой к офису. Например, Аренда магазина второго офиса
    Если такие типы платежей использовались, то надо в типе платежа установить галочку Отключен. Это позволит исключить случайное использование отключенныx типов платежей
  • В программе есть автосервис, который принадлежит офису, который закрываем. Надо перевести этот автосервис в состояние Неактивен. Для этого установите галочку Больше не используется. Это позволит в Загрузке СТО не отображать неиспользуемые посты по закрытому автосервису

После принятия решения о закрытии филиала, необходимо сообщить в Абонентский отдел компании Нетикс и вам пересчитают абонентский платеж.

После выполнения всех регламентных операций, надо открыть офис в программе через отчет отчет Начальные настройки Трицепс — Офис и установить галочку Отключен.