Как оформлять подотчет в Нетикс Трицепс
Общая информация
Правильное ведение учета на предприятии подразумевает, что вы просто фиксируете один–в-один то, что происходит в реальности. Фиксируйте каждую реальную передачу денег, не откладывайте и не комбинируйте несколько реальных выдач в один документ. Разберем оформление передачи денежных средств в подотчет.
Для каждой кассы, каждого расчетного счета в банке, каждого отдельного ящика или сейфа, в котором вы храните деньги, для каждого подотчетного сотрудника в вашем предприятии необходимо создать собственную карточку агента и указать в этой карточке тип агента Касса. Итак, первый шаг — создайте агента, в нашем примере мы назовем его Сотрудник-подотчет, и укажем тип агента – Касса, в реальности стоит называть карточку по принципу Фамилия подотчет, например — Кузнецов подотчет.
Пример 1. Получение денег подотчет для покупки товара
В этом примере опишем полную цепочку действий, когда наш сотрудник берет деньги для закупа товаров у сторонних поставщиков, в иллюстрациях используется магазин «Реал-Сибирь».
Шаг 1
Сотрудник взял 5000 руб. на покупку аккумулятора в соседнем магазине. Выдачу денег оформляем через документ Платеж.
Указываем где сотрудник взял сумму, самого сотрудника и сумму:
Для правильного учета важно указать тип и категорию платежа:
Тип платежа — Перемещение денег
Категория платежа — Подотчет
Если вы оформляете выдачу денег задним числом, то есть дата выдачи денег не совпадает с датой проведения документа, необходимо дату учета платежа выставить вручную.
Шаг 2
Сотрудник уехал в магазин «Реал-Сибирь» и вернулся через час, привез товар и документы — кассовый чек на покупку (на сумму 4750 руб.) и документ на получение товара.
Надо списать деньги с подотчета сотрудника. Проводим платеж с Сотрудник-Подотчет на агента Реал-Сибирь
Обратите внимание на тип и категорию платежей!
Тип платежа — Поставки
Категория платежа — За товар
Таким образом, была оформлена выдача денежных средств в подотчет сотруднику и списание подотчетных средств.
Шаг 3
В учетной системе надо создать документ Поставка, отражающий поступление товара на предприятие в соответствии с привезенным документом.
4 шаг
Если по правилам вашего предприятия сотрудник должен сдать деньги, находящиеся у него на подотчете, создайте платеж на 250 рублей, укажите от кого и кому, сумму, а тип и категорию выставьте в Перемещения — Подотчет.
Пример 2. Оплата услуг сторонних организаций
Следующий пример, необходимо оплатить телефон. Директор берет 3000 рублей в подотчет. Оплачивает услуги и привозит кассовый чек. Рассмотрим как оформить пошагово эту ситуацию.
Шаг 1
Оформляем выдачу денег в подотчет документом Платеж.
Обратите внимание на тип и категорию платежа!
Шаг 2
Директор возвращается с кассовым чеком. Списываем деньги с баланса агента Директор-подотчет.
Обратите внимание на тип и категорию платежа!
В результате проведения этих платежей баланс агента Директор-подотчет не изменился, так как деньги были начислены и списаны.
Однако изменился баланс у агента Телефония стал -3000 , т.е. агенту заплатили деньги, а документов, о том, что мы получили услуги связи пока нет.
Такие услуги вносятся в систему документом Начисления.
Обратите внимание на тип и категорию начисления!
После проведения документа Начисление баланс агента Телефония снова стал нулевым — мы зафиксировали, что получили услуги связи документом Начисление, и то, что оплатили — документом Платеж.
Дополнительная информация
- При проведении каждого платежа изменяются балансы у агентов. После проведения платежа по выдаче денег в подотчет и платежа по списанию денег из подотчета у агента Сотрудник-подотчет баланс равен -250 руб. Это означает, что сотрудник должен вернуть предприятию 250 руб. Своевременное отражение учета подотчетных денег в системе Нетикс Трицепс позволит постоянно отслеживать учет подотчетных средств.
- Движение денег по агенту можно просмотреть в отчете Реестр платежей по агенту, за период (скачать отчет можно через меню Справка — Дополнения — Бухгалтерия, официальные документы) либо в отчете Сверка по агенту с его контрагентами (скачать отчет можно через меню Справка — Дополнения — Финансовое планирование).