Для каждого сотрудника создается карточка пользователя системы и в этой карточке указывается, к каким группам доступа у сотрудника есть доступ на чтение, а к каким — на чтение и редактирование.

Если группа доступа не перечислена в карточке пользователя, то сотрудник не будет иметь доступа к данным, то есть не будет даже видеть информацию, помеченную этой группой доступа.

Наглядно такую систему можно представить как множество дверей (документы, карточки и операции), в которые вставлено по одному замку, при этом некоторые замки совпадают по ключам.
Сотрудникам же вы выдаете наборы ключей. Доступ к информации, сокрытой за дверями будет только у тех сотрудников, которым вы дали необходимые ключи.

Пример №1

Допустим, что один предприниматель из Алдана (Якутия), использующий в своей работе учетную систему Нетикс Трицепс, решил нанять удаленного сотрудника для наведения порядка с номенклатурным справочником: когда карточки товара заполнены полно и единообразно, их проще искать, с ними удобно работать, а клиенты видят ваш профессиональный подход. С такой работой легко справится, например, женщина в декрете.

Мы хотим создать такую систему, в которой некоторые пользователи, которых будем называть А, могут создавать новые карточки, а некоторые (В) – должны только видеть и использовать карточки в продажах, поставках и прочих документах. Нового сотрудника далее будем называть N. Приведем пошаговые инструкции:

1. Необходимо настроить доступ к базе данных. Для этого:
   • Создаем группу доступа Авторизация
   • Открываем карточку офиса, к базе которого должен подключаться сотрудник N и переводим эту карточку во вновь созданную группу доступа
   • Всем пользователям, имеющим право подключения к базе данных, даем права чтения на группу доступа Авторизация
2. Настраиваем группу доступа для вновь создаваемых карточек:
   • Создаем группу доступа Новые карточки товара
   • Во вкладке Документы по умолчанию добавляем Товар
   • Проверяем в каких еще группах доступа Товар является документом по умолчанию, удаляем его из этих групп (в базе данных стандартной конфигурации карточки товара создаются в группе доступа По умолчанию)
   • Даем права на чтение пользователям А, В и N, права на редактирование – А и N
3. Настраиваем группу доступа для отредактированных сотрудником N карточек, будет считаться, что это уже правильные карточки и их никто кроме N менять больше не может
• Создаем группу доступа Номенклатурный справочник
• Даем права на чтение пользователям А, В, N, на редактирование – только N
4. Меняем группу доступа у всех существующих товаров на Новые карточки товаров, по мере проверки сотрудник N будет переводить карточки в группу доступа Номенклатурный справочник. Для массового изменения группы доступа используйте инструмент Справка — Дополнения — Административные — Группы доступа — Смена группы доступа товаров

Не забудьте, что менять группу доступа могут пользователи со статусом Опытный пользователь (для рядовых сотрудников), а также Администратор (обладает в системе огромными правами, давайте такой статус тем сотрудникам, которым действительно доверяете).

Пример №2

Владелец автосервиса из Томска заметил, что его сотрудники иногда вносят изменения в карточку агента Розница (анонимного агента, на которого оформляются продажи по умолчанию). Как сделать так, чтобы карточку агента видели все сотрудники, а изменять могли только избранные?

Создайте группу доступа, например, с именем Видеть сотрудникам. Дайте всем сотрудникам права на просмотр этой группы. На редактирование дайте доступ только администратору (или необходимым сотрудникам). Назначьте эту группу доступа агенту Розница. Эту же группу можно назначить и остальным агентам, редактирование которых запрещено обычным сотрудникам (скорее всего, что это будут кассы, расчетные счета предприятия и т.п.).