Процедура обработки заказа товара производится документами:

• Заказ товара — фиксируются договоренности с клиентом
• Изменение заказа клиентом — фиксация изменений первоначальных договоренностей, произошедших либо по инициативе клиента, либо по инициативе предприятия: изменения сроков поставки, изменения цен, отказ клиенту в поставке либо отказ клиента от заказанного товара
• Ответ поставщика — фиксация любой информации, поступающей от поставщика товара

Для настройки процедуры обработки заказа товара используются следующие сущности:

• Тип договора — описание условий, предлагаемых клиенту — сроки и процент предоплаты, также тип договора хранит правило расчета цены, которое может быть использовано при наличии прайс-листов от поставщиков
• Поставщик подзаказного товара — описание условий, предоставляемых каким-либо поставщиком. В самом простом случае это прайс-лист поставщика и список типов договоров с клиентами, которые можно "закрыть" через данного поставщика. Также указывается какие статусы о товарах может предоставлять поставщик (см. ниже)
• Дерево переходов по статусам — описание предоставляемой информации о статусе заказанного товара. Представляет собой список статусов и таблицу возможных переходов из одного статуса в другой

Рассмотрим некоторые вопросы подробнее

Изначально Тип договора предназначен для объединения поставщиков в группы по схожим признакам (сроки поставки, формула наценки, и т.д.)
Так, например, мы можем создать такие типы договора:
«Местные поставщики» — для поставщиков со сроком поставки 1-2 дня
«Региональные поставщики» — срок 2-5 дней
«Россия» — срок 5-14 дней
«Европа» — срок 14-30 дней
«Япония, Китай» — срок 14-45 дней

Таким образом, продавец не будет иметь информации о том, у какого конкретно поставщика будет заказан тот или иной товар. Этим занимается отдельный человек — специалист по работе с поставщиками. Он собирает все заказы вместе и формирует из них заказы поставщикам.

В случае, когда продавец имеет доступ к информации о поставщиках, то можно упростить схему работы с подзаказом.
Для этого необходимо создать для каждого поставщика отдельный Тип договора, и связать их взаимооднозначно.

Рассмотрим на примере: допустим мы работаем с тремя поставщиками: Росско, Амаяма, Емекс.

В системе Трицепс нам необходимо:

Шаг 1. Завести карточку Агента на каждого поставщика (если не завели ранее)

Создать — Агент,
указать наименование (тут лучше использовать официально название юр.лица) и тип агента — Поставщик. Остальные поля — по желанию.
Сохраните карточки.
Карточка Агента необходима для ведения взаиморасчетов.

Шаг 2. Завести карточку Поставщика товара на каждого поставщика

Создать — Заказ Товара — Поставщик
Указать короткий код (например — Ros, Am, Ex), наименование (тут лучше использовать неформальное, узнаваемое название), статусы — Стандартные, Агент — выбрать заведенного ранее соответствующего агента.
Остальные поля — по желанию.
Сохраните карточки.

Шаг 3. Завести Тип договора для каждого поставщика

Создать — Заказ товара — Тип договора,
Указать короткий код (например — Ros, Am, Ex), наименование (например Договор — Rossko), Категория — Основной подзаказ, Прайс-лист — Цены под заказ. Остальные поля — по желанию.
Сохраните карточки.

Шаг 4. Связать тип договора с соответствующим поставщиком

Откройте карточку Поставщика, перейдите в режим редактирования, перейдите на вкладку Тип договора, нажмите Добавить, выберите соответствующий тип договора.
На вкладке Тип договора должен быть добавлен только один Тип договора. Если есть лишние — удалите их.
Эту операцию необходимо провести с каждым поставщиком.
После этих манипуляций при добавлении позиции в документ Заказ товара, продавец может сразу указать тип договора (который однозначно определяет поставщика). Использование дополнительного модуля QWEP очень упрощает работу продавца на этом этапе, т.к. продавец сразу видит все предложения от поставщиков, включая замены, с соответствующей наценкой, сроками и вероятностью поставки.

После оформления и активации Заказа товара, можно сразу создать заказы соответствующим поставщикам. Для этого в документе Заказ товара, в главном меню выберете Документы — Заказ поставщику. Будут автоматически созданы Документы изменения статуса поставщика в соответствии с типами договоров.

Документы изменения статуса поставщика можно по прежнему создавать из отчета Активированные позиции и из отчетов по незавершенным заказам товара.