Заказ товара — принципы работы

Заказ товара — это сложный, растянутый во времени бизнес-процесс, включающий в себя описание сделки между вами и вашим клиентом, а также между вами и вашим поставщиком по каждой позиции заказа.

Чтобы понять как устроен инструмент регистрации заказа товара в Трицепсе, попробуем разобраться в самом бизнес-процессе и формализовать его основные этапы.

У человека возникает потребность в товаре
Итак, всё начинается с того, что у человека возникает потребность в определенном товаре. Перед ним появляется выбор — пожертвовать своим временем и найти деталь самостоятельно, либо обратиться в хороший автомагазин (или автосервис) в котором есть стол заказов.

Он знает, что в этом магазине работают профессионалы, которые помогут ему подобрать правильную деталь и возьмут на себя ответственность привезти её.

 
 


PO_T-1Сотрудник выясняет какая именно деталь нужна клиенту, исследует предложения и цены поставщиков и, согласно правилам магазина, предлагает клиенту цену магазина на заказ данной детали и срок поставки. Если клиент соглашается, то оформляется документ Заказ товара. С этого момента между автомагазином и клиентом заключается сделка — сделка с клиентом (на рисунках выделено зеленым).


 

Эта сделка завершится только в одном из трех случаев: 

  • Клиент получит заказанный товар
  • Клиент откажется от заказа
  • Автомагазин откажет клиенту в заказе

Условия сделки (предоплата, сроки, неустойки и т.д.) должны быть оговорены и прописаны заранее!

Клиент получает распечатанный договор и уходит домой. С этого момента сделку с клиентом можно описывать состоянием Клиент ждетДокумент Заказ товара поступает в работу. Активируется вторая сделка — сделка с поставщиком (на рисунках выделено красным).

 


Сотрудник автомагазина начинает совершать действия в рамках сделки с поставщиком.

PO_T-2

Каждое значимое действие можно считать шагом сделки, который переводит сделку из одного состояния в другое.
Например, сотрудник:

  • Назначает поставщика (статус сделки меняется на Назначен поставщик)
  • Оформляет заказ и отправляет его поставщику (статус сделки Заказ отправлен поставщику)
  • Дожидается положительного ответа от поставщика об отправке товара (статус сделки Товар отправлен)

и т.д.

В случае задержки поставки, изменения цены, или перезаказа сделка должна принимать соответствующий статус.

В реальности таких статусов может быть очень много. Сколько будет использоваться в конкретном бизнес-процессе — решать вам. Трицепс позволяет редактировать дерево статусов как угодно.
Но нужно понимать, что тут важна грань между точностью учета и простотой использования.

 


PO_T-3В момент когда автомагазин принимает поставку заказанного товара, сделка с поставщиком переходит в статус Товар прибыл. И с этого момента она считается успешно завершенной.
Заказанный товар принимается на специальный подзаказный склад автомагазина. Ни в коем случае нельзя принимать подзаказные позиции на основной склад. Иначе они могут быть проданы в розницу другому клиенту по ошибке.

На этом сделку с поставщиком можно считать успешно завершенной.

 

 

 


PO_T-4

 

Сделка с поставщиком завершена, товар находится на складе магазина, но клиент об этом не знает и всё еще ждёт — поэтому сделка с клиентом еще открыта. Теперь сотруднику необходимо оповестить клиента о том, что его заказ прибыл. Для этого очень удобно использовать автоматические СМС-уведомления прямо из учетной системы Трицепс.

 


PO_T-5

 

По факту визита клиента в магазин происходит продажа (выдача заказа) и, если требуется, получение доплаты. С этого момента сделка с клиентом переходит в статус Товар выдан и её также можно считать успешно завершенной.

Если бы клиент не дождался или по другой причине отказался от своего заказа, то статус сделки с клиентом следовало бы считать как Отказ клиента. В этом случае у автомагазина останется предоплата клиента и его товар.

 

 


PO_T-6

 

Документ Заказ товара можно закрывать только после того как обе сделки завершены. Допускается также неуспешное завершение одной, или обеих сделок.
Тем не менее, пока одна из сделок открыта — документ находится в обработке.

 


В этом примере использовался наиболее простой сценарий — заказ всего лишь одной позиции. Но в рамках одного заказа клиент может заказать сколько угодно товаров. В этом случае оформляется также один документ Заказ товара, в котором одновременно ведется столько пар сделок, сколько позиций в заказе. Это необходимо для гибкости учета, так как разные позиции могут быть заказаны у различных поставщиков, и сделки по ним будут идти по абсолютно разным сценариям.

PO_T-7

 

Состояния сделок (статусы), можно изобразить в виде дерева. Связи между узлами — это возможные переходы между статусами. Так, например, административными правилами можно запретить напрямую переходить из статуса Активировано в статус Товар прибыл. Это обяжет сотрудников фиксировать в системе все заказы у поставщиков.

PO_T-8
Насколько сложным будет дерево статусов — зависит от построения бизнес-процессов стола заказов в каждом конкретном предприятии. Как правило, малым предприятиям с небольшим оборотом стола заказов достаточно минимального набора статусов (Активирован — Заказано — Товар прибыл). Крупным предприятиям, с большим оборотом, практичнее использовать более подробный учет ведения заказов. Это несколько сложнее, но позволяет контролировать работу стола заказов.

Описанная схема полностью реализована в системе Трицепс. Как использовать этот инструментарий — читайте в других статьях данного раздела.

Rate this post