Сверка кассы

В течении дня в автосервисе оформляются различные платежи. Это могут быть как поступления денег в кассу, так и их выдача. Поэтому часто возникает вопрос: как сверить кассу в конце дня, чтобы убедиться, все ли платежи были проведены в программе, а также сверить количество наличных денег в денежном ящике.
В этой статье будет описан процесс проведения сверки кассы в программе Трицепс.

Обратите внимание: необходимо проводить платеж в программе в момент фактического движения денег. Как только деньги были приняты или выданы из кассы – тут же оформляйте платеж.

Для сверки кассы используйте отчет Сверка по агенту с его контрагентом (отчет выложен в Дополнения в папке Финансовое планирование). Отчет отображает для выбранного агента все документы, которые влияют на баланс, в том числе и платежи. В качестве агента выберем кассу. Отчет отобразит платежи как в кассу, так и из кассы. В качестве периода сверки выберем один день.

На примере выше видно, что за выбранный период было получено 7 592 руб., а выдано 2 325 руб. Разница составила 5 267 руб., ровно столько денег должно быть в денежном ящике.
Если вы используете кассовый аппарат, то снимите Х-отчет. Проверьте обороты по Х-отчету. Если эти обороты совпадут с суммами из отчета, то все платежи в программе и платежи по кассовому аппарату были проведены верно и можно снимать Z-отчет.
Если суммы не сошлись, то необходимо выполнить проверку, выявить возможную причину несоответствия и устранить ее.

Ниже будет таблица, которая поможет с выявлением причины

 

В программе В денежном ящике В X-отчете Возможная причина
Совпадает Совпадает Меньше Забыли пробить чек клиенту
Совпадает Совпадает Больше Забыли оформить снятие или возврат по ККМ
Совпадает Меньше Совпадает Не взяли денег с клиента, либо забыли оформить снятие или возврат по ККМ и в программе
Совпадает Больше Совпадает Взяли лишние деньги с клиента, либо забыли пробить чек по ККМ и оформить платеж в программе
Меньше Совпадает Совпадает Забыли оформить выдачу денег в программе
Больше Совпадает Совпадает Забыли оформить принятие денег в программе

Проанализировав все данные, будет понятно, какой платеж не проведен, либо проведен неправильно.

Иногда кассиры ошибаются при выборе способа оплаты. Тогда в платеже будет указан неправильный получатель. В таком случае можно оформить перемещение денег из одной кассы в другую.

Если через вашу кассу за день проходит много платежей и в конце дня суммы часто не совпадают, то подобные сверки можно устраивать несколько раз в течении дня.

После того как нашли и исправили все ошибки, можно переходить к инкассации. Инкассация оформляется только в том случае, если из кассы в конце дня изымаются деньги, если этого не происходит, то сверка на этом моменте заканчивается.

Предположим, есть правило, что при закрытии смены все денежные средства должны быть убраны в сейф. В таком случае, в программе необходимо оформить платеж из кассы в сейф на сумму наличных. В нашем случае на сумму 5 267 руб. (Типы и категории платежей можно создавать и использовать свои собственные).

Еще раз обновим отчет:

Обратите внимание, что баланс по кассе стал равен нулю.

При открытии смены кассир обязан проверить баланс в карточках Касса Наличные и Сейф. Баланс в программе должен совпадать с количеством денег в денежном ящике и сейфе соответственно.

В некоторых компаниях кассирам позволяют в начале дня взять из сейфа определенную сумму денег мелкими купюрами и положить в денежный ящик на размен. В программе необходимо оформить это перемещение с помощью документа Платеж.


При соблюдении таких рекомендаций руководитель всегда будет иметь актуальную информацию об остатках денежных средств в кассах

Рекомендуем составить короткую инструкцию-напоминание для кассира, которая поможет не забыть выполнить все действия:

Основное правило: Получил/выдал деньги – зафиксируй в программе
При открытии смены:
— Пересчитай наличные во всех доступных кассах;
— Сверь с балансами соответствующих касс в программе;
— Перемести деньги для размена в денежный ящик и оформи в программе;
При закрытии смены:
— Открой отчет Сверка по агенту с его контрагентами и выбери необходимую кассу;
— Сними X-отчет с кассового аппарата;
— Пересчитай наличные;
— Совпадает ли сумма наличных с суммой по Х-отчету и с суммой по балансу кассы;
— Оформи инкассацию