Сверка кассы
В этой статье будет описан процесс проведения сверки кассы в Трицепсе.
Обратите внимание: необходимо проводить платеж в программе в момент фактического движения денег. Как только деньги были приняты или выданы из кассы — тут же оформляйте платеж.
Для сверки кассы используйте отчет Сверка по агенту с его контрагентами (отчет можно скачать через меню Справка — Дополнения — Финансовое планирование). Отчет отображает для выбранного агента все документы, которые влияют на баланс, в том числе и платежи. В качестве агента выберем кассу. Отчет отобразит платежи как в кассу, так и из кассы. В качестве периода сверки выберем один день.
На примере выше видно, что за выбранный период было получено 7 592 руб., а выдано 2 325 руб. Разница составила 5 267 руб., ровно столько денег должно быть в денежном ящике.
Если вы используете кассовый аппарат, то снимите Х-отчет. Проверьте обороты по Х-отчету. Если эти обороты совпадут с суммами из отчета, то все платежи в программе и платежи по кассовому аппарату были проведены верно и можно закрывать смену (снимать Z-отчет).
Если суммы не сошлись, то необходимо выполнить проверку, выявить возможную причину несоответствия и устранить ее.
Ниже будет таблица, которая поможет с выявлением причины
В программе | В денежном ящике | В X-отчете | Возможная причина |
---|---|---|---|
Совпадает | Совпадает | Меньше | Забыли пробить чек клиенту |
Совпадает | Совпадает | Больше | Забыли оформить снятие или возврат по ККМ |
Совпадает | Меньше | Совпадает | Не взяли денег с клиента, либо забыли оформить снятие или возврат по ККМ и в программе |
Совпадает | Больше | Совпадает | Взяли лишние деньги с клиента, либо забыли пробить чек по ККМ и оформить платеж в программе |
Меньше | Совпадает | Совпадает | Забыли оформить выдачу денег в программе |
Больше | Совпадает | Совпадает | Забыли оформить принятие денег в программе |
Проанализировав все данные, будет понятно, какой платеж не проведен, либо проведен неправильно.
Иногда кассиры ошибаются при выборе способа оплаты. Тогда в платеже будет указан неправильный получатель. В таком случае можно оформить перемещение денег из одной кассы в другую.
Если через вашу кассу за день проходит много платежей и в конце дня суммы часто не совпадают, то подобные сверки можно устраивать несколько раз в течении дня.
После того как нашли и исправили все ошибки, можно переходить к инкассации. Инкассация оформляется только в том случае, если из кассы в конце дня изымаются деньги, если этого не происходит, то сверка на этом моменте заканчивается.
Предположим, есть правило, что при закрытии смены все денежные средства должны быть убраны в сейф. В таком случае, в программе необходимо оформить платеж из кассы в сейф на сумму наличных. В нашем случае на сумму 5 267 руб. (Типы и категории платежей можно создавать и использовать свои собственные).
Еще раз обновим отчет:
Обратите внимание, что баланс по кассе стал равен нулю.
При открытии смены кассир обязан проверить баланс в карточках Касса Наличные и Сейф. Баланс в программе должен совпадать с количеством денег в денежном ящике и сейфе соответственно.
В некоторых компаниях кассирам позволяют в начале дня взять из сейфа определенную сумму денег мелкими купюрами и положить в денежный ящик на размен. В программе необходимо оформить это перемещение с помощью документа Платеж.
При соблюдении таких рекомендаций руководитель всегда будет иметь актуальную информацию об остатках денежных средств в кассах
Рекомендуем составить короткую инструкцию-напоминание для кассира, которая поможет не забыть выполнить все действия:
Основное правило: Получил/выдал деньги — зафиксируй в программе
При открытии смены:
- Пересчитай наличные во всех доступных кассах
- Сверь с балансами соответствующих касс в программе
- Перемести деньги для размена в денежный ящик и оформи в программе
При закрытии смены:
- Открой отчет Сверка по агенту с его контрагентами и выбери необходимую кассу
- Сними X-отчет с кассового аппарата
- Пересчитай наличные
- Совпадает ли сумма наличных с суммой по Х-отчету и с суммой по балансу кассы
- Оформи инкассацию