Электронная подпись с физическими лицами — разве это законно?

Подписание документов физлицами происходит с помощью простой электронной подписи (ПЭП). С помощью кодов, паролей и других способов ПЭП формирует зашифрованную подпись определенного человека. Такая подпись используется во многих привычных для нас сферах, например, в банковских мобильных приложениях или при получении посылок на почте.

Простая электронная подпись юридически значима и соответствует ФЗ «Об электронной подписи» № 63 от 06.04.2011 г.

Как подписывать документы с клиентом через F.Doc в электронном виде?

Перед началом работы обязательно подпишите с клиентом следующие документы:

• согласие на обработку персональных данных
• соглашение об электронном документообороте (далее ЭДО)

Подписать эти документы можно как на бумаге, так и онлайн.

Важно! Это обязательное условие законного подписания документов в электронном виде.
Соглашение об ЭДО подписывается после того, как вы идентифицируете клиента, и он передаст вам номер доверенного телефона.

Что происходит, когда вы отправляете документ клиенту на подпись в электронном виде через F.Doc?

• Сотрудник автосервиса формирует документы в Трицепсе и нажимает кнопку Подписать пакет через F.Doc
• Трицепс открывает F.Doc со сформированным документом в окне браузера
• Сотрудник автосервиса из окна браузера отправляет клиенту соглашение об ЭДО (если ранее не подписано)
• Клиент получает ссылку на соглашение в СМС, открывает ссылку в мобильном браузере, знакомится с содержанием и подписывает в несколько кликов, используя одноразовый код
• Сотрудник компании видит в окне браузера, что соглашение подписано, и из того же окна браузера отправляет сформированный ранее документ
• Клиент получает ссылку на документ в СМС, переходит по ней, знакомится с содержанием и подписывает нажатием кнопки Подписать
• В окне F.Doc меняется статус документа на Подписан

При повторном взаимодействии с клиентом пункты про соглашение об ЭДО пропускаются, оно подписывается только один раз.

Почему это надежно?

• Никто не сможет получить доступ к документу без ссылки и кода. Это защищеннее обычного логина и пароля
• Все действия с документом фиксируются в журнале действий и доступны в случае конфликтных ситуаций
• Документ не может быть подменен, т.к. на каждом этапе работы с документом выполняется проверка на совпадение хэш-сумм исходного документа и текущего
• Клиент не может вносить изменения в документ. Если нужно исправить опечатку, клиент пишет об этом в специальном поле. Все изменения вносятся только сотрудником

Кто может подписывать документы от лица компании?

Это необязательно должен быть только директор или бухгалтер, подпись от лица компании может поставить сотрудник, имеющий полномочия на подписание документов от лица компании и учетную запись в F.Doc.

F.Doc не ограничивает количество подключаемых сотрудников в Трицепсе.

Как узнать, что клиент подписал документ?

В Трицепсе необходимо открыть документ и нажать кнопку Экспорт. Подписанный документ появится в выпадающем меню.

Может ли клиент подписать с чужого телефона?

СМС-сообщение с кодом для подписания документа отправляется только на тот номер, который клиент указал менеджеру компании в качестве своего контактного при проверке данных.

Если клиент говорит, что не подписывал документ

Вы можете выслать документ со штампом клиенту повторно на телефон при помощи СМС.
Вы можете также сообщить, что с вашей стороны есть электронный журнал действий по этому документу и подписанный документ соглашения об ЭДО, которые принимаются судом и могут доказать легитимность подписи конкретного документа. Подписывая соглашение об ЭДО, клиент подтверждает, что никто другой не имеет доступа к телефону, на который отправляется ссылка. Журнал действий подтверждает те действия, которые производились по ссылке, направленной на указанный клиентом телефон.

Как решить спорные ситуации между клиентом и компанией?

В случае возникновения спорных ситуаций, команда F.Doc может выступить в качестве третьей стороны. F.Doc организует специальную комиссию, которая подготовит заверенное заключение в виде протокола работы технической комиссии по установлению подлинности ПЭП. В нем будут расписаны все действия клиента и компании. С этим документом позиции компании в суде дополнительно укрепляются.

Также компании доступна выгрузка из системного журнала программы, подтверждающая не только легитимность электронной подписи, но и все данные и действия компании и клиента.