Основы сверки

Обычно процесс сверки поставки проходит примерно по одному алгоритму. От поставщика приходит коробка с товаром и накладная. Сотрудник вскрывает коробку и извлекает товары. Товары необходимо проверить на предмет дефектов и следов установки, а также срок годности (при наличии этого параметра). Количество извлеченного товара отмечается в накладной по каждой строке с товаром. После того как товары будут извлечены из коробки, необходимо в накладной построчно проверить соответствие между заявленным и фактическим количеством. При совпадении ответственный сотрудник должен расписаться в получении товара в накладных и оформить поставку в учетной системе. Если же заявленное количество товара не совпадает с фактическим, то, обычно, связываются с менеджером поставщика и договариваются о дальнейших действиях.

Рассмотрим оформление сверки в учетной системе Нетикс Трицепс. В документе Поставка есть 2 столбца. Количество — надо указать количество товара по документу, которое ожидаете. И Сверка — в этом столбце по умолчанию указаны нули. Именно в этом столбце надо указать значения фактического количества поступившего товара. Это можно сделать автоматически, если при проведении сверки использовать штрих-сканер. Также можно заполнить вручную. В зависимости от совпадения значений в этих полях — строки в документе могут быть подсвечены одним из трех цветов:

• Красный — пришло больше чем ожидали
• Желтый — пришло меньше чем ожидали
• Зеленый — пришло ровно ожидаемое количество

Сверка штрих-сканером

Можно выполнить сверку при помощи штрих-сканера. Документ Поставка должен быть в статусе Ожидается. Надо активировать режим Сверка поставки через нажатие одноименной кнопки.

Как только откроется окно можно приступать к сканированию штрихкодов.
Если будет отсканирован штрих-код, который еще не добавлен ни к одной из карточек товара, то система сразу предложит добавить его к одному из товаров, присутствующих в поставке.

Если в коробке с товарами есть одинаковые товары в большом количестве, то можно не сканировать каждую позицию, а “пикнуть” только одну. Когда программа найдет нужный товар, то просто посчитайте фактическое количество и добавьте его к сверенному. Таким образом, можно сэкономить время.

При сверке возможно сразу напечатать как этикетки на каждую единицу товара, так и одну этикетку на все одинаковые товары. Печать одной этикетки отлично подойдет, например, к лампочкам, которые поставляются по 10 шт. в одной коробке.

Сверка вручную

Если в вашей организации нет штрих-сканера, то можно сверить поставку в ручном режиме. Для этого надо посчитать каждый товар из поставки и указать его фактическое количество в столбце Сверка. Это позволит наглядно увидеть расхождения при сверке и, при необходимости, разделить документ Поставки на два.

Разделить поставку

Иногда по результатам сверки оказывается, что не совпадает ожидаемое количество товара с фактическим. В этом случае рекомендуем еще раз пересчитать эти позиции, возможно при сверке была допущена ошибка. Если информация подтвердилась, то можно разделить поставку на две.

В текущей поставке останутся товары, количество которых не превышает фактического, а в новую будут перенесены те товары, которые еще не пришли от поставщика, либо пришли в меньшем количестве, чем мы ожидали. Система сделает это автоматически. При таком подходе вы всегда будет знать сколько еще товаров должен отгрузить поставщик.