Процесс записи состоит из нескольких стадий:

1. Использование визуального инструмента для записи клиентов
2. Оформления предварительной записи клиента
3. Напоминания клиенту о записи
4. Подготовка к приезду клиента

Использование инструмента для записи клиентов

Для наглядного отображения загрузки автосервиса необходимо использовать инструмент Загрузка СТО. Это позволит мастерам-приемщикам быстро ориентироваться в ситуации и принимать решения, которые помогут избежать возможные конфликты с клиентами.

• Ознакомьтесь с видео-демонстрацией предварительной записи в автосервис: Запись на обслуживание в Нетикс Трицепс
• Посмотрите инструкцию, в которой подробно описываются принципы работы с инструментом Загрузка СТО: Инструмент Загрузка СТО
• Инструмент Загрузка СТО позволяет увидеть загрузку по постам, по автослесарям и мастерам-приемщикам:Инструмент Загрузка СТО — отображение загрузки для мастеров-приемщиков

Правильное оформление записи клиента

У клиента появилась потребность обратиться в автосервис. Вне зависимости от способа обращения — результатом должен стать предварительный заказ-наряд. В нем надо зафиксировать данные, которые помогут подготовиться к визиту клиента. Правильно оформленная запись клиента должна включать в себя:

• марку, модель, VIN код и другие параметры автомобиля, которые могут понадобится для заказа запасных частей;
• телефон клиента;
• услуги, о выполнении которых просит клиент;
• товары, которые могут понадобиться при ремонте;
• товары, которые клиент собирается предоставить;
• дата и время, в которое клиенту удобно оставить автомобиль;
• дата и время, в которое клиенту удобно забрать автомобиль.

Как именно фиксировать информацию в заказ-наряде вы можете посмотреть в видео-инструкции: Оформление заказ-наряда в Нетикс Трицепс.

Напоминание клиентам о предварительной записи

Клиенты могут забыть о записи на ремонт, поэтому для того, чтобы клиенты не нарушали ваши планы, мы рекомендуем напоминать им о записи. Существует несколько вариантов напоминаний о записи. Можно использовать как все, так и только те, которые подходят именно вам.
В программе Нетикс Трицепс для общения с клиентам можно использовать рассылку СМС-сообщений:

• Как устроено SMS-оповещение в Нетикс Трицепс
• Отправка SMS из документа, примеры шаблонов

При переходе заявки в статус Запланирован, система может автоматически отправить СМС-сообщение клиенту. Это позволит клиенту не забыть о дате и времени визита. Подробно о настройке автоматической отправки СМС-сообщений можно прочесть в инструкции: Автоматическая отправка СМС-сообщений

Не будет лишним напомнить клиенту о записи повторно. Это можно сделать как за сутки до визита, так и за несколько часов. Телефонный звонок справляется с этой задачей лучше. Приемщик сразу же перезапишет клиента на другую дату или время, при необходимости.

Если вы остановили свой выбор на СМС-оповещениях, то наша служба техподдержки может настроить автоматическую отправку сообщений по вашим правилам. Например, в 20:00 сообщить всем клиентам, для которых есть запланированные заказ-наряды на завтра.

Подготовка к приезду клиента

Перед визитом клиента убедитесь в том, что выполнены все необходимые условия для выполнения запланированных работ:

• Проверьте наличие запасных частей по запланированным заказ-нарядам. В этом вам поможет отчет Запчасти для запланированных работ.
• Убедитесь, что у вас свободен механик и доступен инструмент для выполнения необходимых работ в запланированное время.
• Проверьте наличие рекомендаций к выполнению работ. Подробнее о настройке рекомендаций читайте в инструкции: Рекомендации к выполнению периодических услуг