Предварительная запись в автосервис

Предварительная запись на обслуживание позволяет организовать равномерную загрузку автосервиса. Это позволит заранее оценить загруженность постов. Оценка загрузки помогает принять решение об увеличении или уменьшении рекламного бюджета.

Процесс записи состоит из нескольких стадий:

  1. Использование визуального инструмента для записи клиентов
  2. Оформления предварительной записи клиента
  3. Напоминания клиенту о записи
  4. Подготовка к приезду клиента

Использование инструмента для записи клиентов

Для наглядного отображения загрузки автосервиса необходимо использовать инструмент Загрузка СТО. Это позволит мастерам-приемщикам быстро ориентироваться в ситуации и принимать решения, которые помогут избежать возможные конфликты с клиентами.

Правильное оформление записи клиента

У клиента появилась потребность обратиться в автосервис. Вне зависимости от способа обращения — результатом должен стать предварительный заказ-наряд. В нем надо зафиксировать данные, которые помогут подготовиться к визиту клиента. Правильно оформленная запись клиента должна включать в себя:

  • марку, модель, VIN код и другие параметры автомобиля, которые могут понадобится для заказа запасных частей;
  • телефон клиента;
  • услуги, о выполнении которых просит клиент;
  • товары, которые могут понадобиться при ремонте;
  • товары, которые клиент собирается предоставить;
  • дата и время, в которое клиенту удобно оставить автомобиль;
  • дата и время, в которое клиенту удобно забрать автомобиль.

Как именно фиксировать информацию в заказ-наряде вы можете посмотреть в видео-инструкции: Оформление заказ-наряда в Нетикс Трицепс

Напоминание клиентам о предварительной записи

Клиенты могут забыть о записи на ремонт, поэтому для того, чтобы клиенты не нарушали ваши планы, мы рекомендуем напоминать им о записи. Существует несколько вариантов напоминаний о записи. Можно использовать как все, так и только те, которые подходят именно вам.
В программе Нетикс Трицепс для общения с клиентам можно использовать рассылку СМС-сообщений:

При переходе заявки в статус Запланирован, система может автоматически отправить СМС-сообщение клиенту. Это позволит клиенту не забыть о дате и времени визита. Подробно о настройке автоматической отправки СМС-сообщений можно прочесть в инструкции: Автоматическая отправка СМС-сообщений

Не будет лишним напомнить клиенту о записи повторно. Это можно сделать как за сутки до визита, так и за несколько часов. Телефонный звонок справляется с этой задачей лучше. Приемщик сразу же перезапишет клиента на другую дату или время, при необходимости.

Если вы остановили свой выбор на СМС-оповещениях, то наша служба техподдержки может настроить автоматическую отправку сообщений по вашим правилам. Например, в 20:00 сообщить всем клиентам, для которых есть запланированные заказ-наряды на завтра.

Подготовка к приезду клиента

Перед визитом клиента убедитесь в том, что выполнены все необходимые условия для выполнения запланированных работ:

  • Проверьте наличие запасных частей по запланированным заказ-нарядам. В этом вам поможет отчет Запчасти для запланированных работ.
  • Убедитесь, что у вас свободен механик и доступен инструмент для выполнения необходимых работ в запланированное время.
  • Проверьте наличие рекомендаций к выполнению работ. Подробнее о настройке рекомендаций читайте в инструкции: Рекомендации к выполнению периодических услуг