Эта статья адресована тем, кто планирует переносить данные из какой-либо учетной системы для автобизнеса в Нетикс Трицепс.

Зачем переносить данные

Для начала необходимо определиться — что и зачем вы хотите перенести.
Любая учетная система содержит справочники и документы. В справочниках содержится информация о том, с чем мы работаем: списки клиентов, услуг, товаров, цены, номера телефонов. Документы предназначены для фиксации того, что произошло в реальном мире: продажа, платеж, поставка, перемещение.

На основе данных, которые вы и ваши сотрудники фиксируете в учетной системе вы можете, во-первых, просто посмотреть историю этих документов (например, детальную историю обслуживания клиента), а, во-вторых, получить рекомендации системы о том, что вам делать с вашим бизнесом: расширить склад, поднять или снизить цены, премировать или оштрафовать какого-либо сотрудника, возможно, даже закрыть предприятие.

Естественно, рекомендации будут доступны только в том случае если разработчики учетной системы досконально знают автобизнес и предусмотрели такие отчеты и инструменты в своей системе.

Итак, исторические данные будут полезны при переходе на новую учетную систему:

• Ваши сотрудники не будут привыкать к новым названиям товаров, клиентов и поставщиков можно будет найти по привычным наименованиям
• При обращении клиента вы сможете не переключаясь между несколькими программами узнать всю историю обслуживания
• Полезна, но доступна только при корректном ведении предыдущей базы данных, возможность проанализировать исторические данные отчетами и инструментами Трицепс: оборачиваемость, прибыльность, эффективность
• При том же условии корректного ведения базы вам будет доступна и статистика для построения прогнозов на будущее: сколько и какого товара потребуется, к каким услугам готовиться в тот или иной месяц

Других преимуществ импорт данных не дает, однако, если вы видите что мы что-то упустили, или для вас важным является какой-то другой критерий, то мы обязательно обсудим это с вами в переписке, пишите ваши замечания на info@netix.ru.

Справочники

Справочники вы можете перенести самостоятельно и бесплатно, воспользовавшись инструментами и нашими инструкциями. К справочникам относятся:

• Списки услуг, предоставляемых вашим предприятием
• Номенклатурный справочник (список товаров)
• Прайс-листы (цены на товары, сгруппированные по некоторому признаку, например, Розничные цены, Оптовые цены. В системе может быть неограниченное количество прайс-листов, однако мы рекомендуем не злоупотреблять созданием редко используемых прайс-листов — цены поставщиков и конкурентов удобнее отслеживать через наш продукт Нетикс Прайсер, который интегрируется с Нетикс Трицепс)
• Остатки на складах, с учетом цены поставки
• Справочник контрагентов: клиенты, поставщики, партнеры

Чтобы перенести данные справочников вам необходимо самостоятельно подготовить файл Microsoft Excel (или .csv) и воспользоваться стандартными инструментами импорта. Практически все системы на сегодняшний день имеют возможность выгрузки справочников в такие файлы. При импорте необходимо будет просто указать соответствие колонок выгруженного файла полям карточки в Нетикс Трицепс.

Внимание! Если вы хотите выгрузить и справочники и документы, то отдельно выгружать по описанной процедуре справочники не требуется.
Наполнение справочников инструментами импорта Нетикс Трицепс:

• Справочник агентов (с контактными данными и автомобилями)
• Справочник номенклатуры (товары с ценами и остатками)
• Справочник услуг

Импорт документов в Трицепс

К документам мы относим поставки, продажи и возвраты товара, заказ-наряды на обслуживание, платежи. Импорт документов проводят специалисты Нетикс, поскольку практически невозможно полностью автоматизировать процесс импорта из одной учетной системы в другую. Это связано с одной стороны с тем, что документы фиксируют или описывают то, что происходит в реальной жизни, но разные системы фиксируют происходящее по-разному. С другой стороны, два разных предприятия даже в одинаковой системе могут зафиксировать сделки разными документами. Например, при начислении в реальности заработной платы необходимо в учетной системе изменить баланс сотрудника. Некоторые наши клиенты делали это документом поставки, другие – документом платежа, третьи – актом выполненных работ.

При импорте документов наш сотрудник разбирается с особенностями вашего предыдущего учета и иногда вносит коррективы в документы. Если какие-либо документы не предусмотрены в нашей системе, то такие документы заменяются на аналогичные. Стоит отметить, что задачи импорта мы понимаем именно такими, как указано в первом параграфе этой статьи и ожидать 100% совпадения всех документов не следует. После импорта мы гарантируем, что будут точно такими же, как в вашей предыдущей системе балансы ваших агентов и остатки товаров, вы сможете смотреть историю с достаточной для нормальной работы точностью.

Стоимость услуг импорта документов

Примерная стоимость импорта из различных учетных систем. В зависимости от «качества» исходных данных цена может варьироваться. Для окончательной стоимости необходимо предоставить доступ к вашей базе данных.

• 1С и решения, построенные на платформе 1С: от 15 до 70 тысяч рублей.
• Автодилер: 20-40 тысяч рублей
• Менеджер СТО: 15-30 тысяч рублей

Принятие решения

Документы стоит импортировать, если в вашей системе внесены данные более, чем о 300-500 клиентах, общее количество зарегистрированных заказ-нарядов и продаж превышает 3000 (этот критерий можете оценить так: данные минимум за год, 10 документов в день). Дополнительными факторами, повышающие ценность импорта будут то, что вы аккуратно ведете персонализированный учет, фиксируете входные цены товаров, начисляете зарплату в вашей учетной системе.

Вы можете ограничиться импортом справочников, если количество документов у вас не превышает 1000, однако у вас аккуратно ведется список клиентов, в порядке содержится номенклатурный справочник: для каждого товара заведена собственная карточка, даже если есть взаимозаменяемые товары, остатки на складах соответствуют действительности.

Если ваше предприятие не очень большое, и вы готовы приступить к наведению порядка, то ничего особо страшного не произойдет и в случае, если вы решите начать учет «с нуля». В этом случае вы можете воспользоваться наработками Нетикс и загрузить списки производителей и моделей автомобилей, списки услуг с нашего сервера.