Стандартный план обучения пользователя Нетикс Трицепс
На этой странице собраны материалы, которые позволят вам изучить работу с учетной системой Нетикс Трицепс.
В случае возникновения вопросов вы можете задать их по электронной почте info@netix.ru
Нажмите на заголовок раздела, чтобы посмотреть инструкции.
Учетная система Трицепс — программа, которая упрощает работу автосервиса и магазина запчастей.
С её помощью вы можете быстро фиксировать всё, что происходит у вас в предприятии, а потом на основе анализа принимать правильные решения. Примеры таких решений: изменение цен на услуги и товар, расширение складских запасов, напоминание клиентам о необходимости пройти диагностику или замену масла в двигателе, поздравление клиента с днем рождения итп.
В вашей учетной системе есть три основные части, пожалуйста, запомните эти термины, в инструкциях мы будем постоянно использовать их!:
- справочники, в которых перечисляется всё, с чем вы будете работать: клиенты, автомобили, услуги, товары, цены
- документы, в которых вы будете фиксировать всё происходящее: заказ-наряд, платеж, переговоры с клиентом, поставка товара, начисление зарплаты
- отчеты и инструменты, с помощью которых вы сможете в нужный момент быстро и удобно выбирать нужные карточки и документы, анализировать введенную информацию, система будет рекомендовать вам те или иные действия
Мы разработали множество полезных отчетов и инструментов, которые позволят вам по мере накопления статистики с разных точек зрения смотреть на ваш бизнес. Однако необходимо помнить о двух вещах. Во-первых, эти отчеты и инструменты описывают правила, по которым работает предприятие. А правила вашего предприятия могут отличаться, поэтому вам надо либо донастроить Трицепс под правила вашего предприятия, либо изменить ваши правила на рекомендованные нами. Во-вторых, очевидно, что для работы отчетов и инструментов необходимы данные. А это означает, что вам необходимо максимально точно фиксировать всё, происходящее в вашем предприятии, не откладывая внесение документов на потом, не переиначивая действительность. При разработке нашей системы мы особое внимание уделяли именно тому, чтобы документы были просты для понимания и максимально соответствовали тому, что происходит в реальной жизни. Поэтому, например, в отличие от проводок в 1С у нас есть документ платеж — просто фиксация того, что один агент передал другому деньги.
Еще несколько особенностей нашей системы, о которых стоит помнить с самого начала.
Группы доступа. Система позволяет настраивать разный уровень доступа к карточкам справочников, документам и отчетам. Поэтому если вы не видите какого-то отчета, попробуйте понять — даны ли вам права на просмотр.
Для предотвращения злоупотреблений в нашей системе нельзя ничего удалять. Если карточка или документ стали ненужными, то можно завести группу доступа, права на которую дать только одному пользователю и переместить ненужную информацию в эту группу доступа. Более детально о группах доступа будет рассказано позже.
Наша система в любой её версии состоит из двух частей — серверной и клиентской. Серверная часть — это часть которая хранит всю информацию. Клиентская часть подключается к серверной, считывает необходимые данные, показывает её вам в нужном виде, позволяет внести новые карточки и документы. Следует учесть, что несмотря на названия сами части могут быть установлены на любые компьютеры. Если в вашем предприятии доступ к системе предполагается с нескольких компьютеров, то сами компьютеры должны быть объединены в сеть. На одном (ровно на одном!) из компьютеров сети нужно должна быть установлена серверная часть, клиентские части должны быть установлены на всех компьютерах, с которых будет вестись работа. Качество и стабильность сетевого соединения являются очень важными для стабильной работы системы! Подробнее о требованиях к программному и аппаратному обеспечению можно посмотреть здесь.
Если в вашем предприятии несколько филиалов, то серверную часть нужно установить один раз в каждом из филиалов, а между филиалами организовать процесс обмена данными — репликацию.
Помните!
Все действия пользователей протоколируются. Для каждого сотрудника должна быть своя учетная запись для входа в программу.
Пароль — это аналог подписи под документом. Поэтому никому не передавайте свой пароль.
Чтобы изменить пароль:
- если не помните старый пароль, то обратитесь к администратору
- если помните старый пароль, то воспользуйтесь меню Настройки — Изменить пароль.
Склады
Типы складов: для розницы, для подзаказа
Адресная система
Ремзона
Цены
Описание нового интерфейса карточки агента описан в статье Карточка агента. Новый интерфейс
Добавление услуг из внешних каталогов на примере интеграции с Autodata.
Запись на обслуживание.
Приемка, выполнение работ, завершение работ, выдача автомобиля, оплата.
Общее описание заказ-наряда.
Оформление безналичного заказ-наряда.
Добавление услуг из внешних каталогов на примере интеграции с Autodata.
Выбор услуг: яндекс-стиль, Autodata и другие каталоги
Выбор поста и времени
Статусы
Черновик
Отменен
Запланирован
В работе
Работа выполнена
Завершен
Дефектная ведомость
Печать бланков
Перемещение товара в ремзону
Отправка SMS
Как закрывать
Собираем подписи
Нажимаем кнопку
Выдаем автомобиль
Возвращаем товар из ремзоны
Бонусы
Оформление продажи.
Оформление безналичной продажи.
Наличие на других складах
Скидки
Проведение
Бонусы
Основная информация
Платеж с одной стороны один из самых простых документов в системе Нетикс Трицепс. При этом с этим документом связано несколько сложных для внедрения моментов, поэтому внимательно изучите эту инструкцию.
Документ Платеж хранит в учетной системе факт того, что от одного агента другому были переданы реальные деньги: наличные или безналичные. Также Платеж хранит дату совершения реального платежа и дату проведения документа, примечание на усмотрение пользователя и тип с категорией платежа, указывающих причину платежа. Тип и категория платежа позволяют правильно анализировать движение денег в предприятии.
Стоит напомнить, что агентами в Трицепсе являются любые люди, предприятия, кассы, кошельки, сейфы, подотчетные сотрудники. Одним словом, всё, что может иметь баланс: учитываемую сумму денег или обязательств. Баланс агента можно также понимать как сумму, которую предприятие должно агенту. То есть положительные значения означают, что предприятие должно агенту, отрицательные — агент должен предприятию.
При проведении документа Платеж баланс агента, от которого произведен платеж увеличится, а баланс агента, принявшего платеж — уменьшится.
Процессы в предприятии, использующие документ Платеж
Для каждой кассы, каждого расчетного счета в банке, каждого отдельного ящика или сейфа, в котором вы храните деньги, каждого подотчетного сотрудника в вашем предприятии необходимо завести собственную карточку агента и указать в этой карточке тип агента Касса. Если вы принимаете к оплате карты, то вам также необходимо создать агента Терминал. В вашем предприятии можно завести неограниченное количество касс, а администратор в настройках системы должен указать кассы, в которые при стандартных ситуациях попадают платежи от клиентов при расчете наличными и при расчете по карте.
Правильное ведение учета подразумевает, что вы просто фиксируете один-в-один то, что происходит в реальности. Дальше необходимо рассмотреть пять типовых процессов с платежами.
Первый процесс связан с повседневной работой по заказ-нарядам и продажам товара. В момент проведения этих документов вы можете указать — рассчитывался ли клиент и если рассчитывался, то каким способом.
Прием от клиентов денег за услуги и товары
При окончательном завершении заказ-наряда или продажи, система предложит провести оплату.
Выберите способ и сумму оплаты. При нажатии кнопки Оформить произойдут следующие действия:
- Проведется сам документ Продажа или Заказ-наряд
- Создастся документ Платеж от агента–клиента агенту-кассе
- Сумма платежа автоматически заполнится из основного документа
- Тип платежа будет выставлен Продажи, категория За товар и услуги
- Документ платежа будет сразу же проведен и связан с основным документом. В дальнейшем вы можете быстро переходить к связанному документу просто нажав на ссылку
Никаких действий для регистрации платежа больше предпринимать не нужно.
Бывают случаи, когда необходимо внести изменения в платеж перед его проведением. Это может произойти, если деньги поступают в кассу, отличающуюся от кассы по умолчанию. В этом случае при проведении основного документа необходимо выбирать кнопку Черновик платежа.
Если вы оказываете услуги или отдаете товар и в момент проведения не берете с клиента денег (вы либо взяли их авансом, либо готовы к тому, что клиент будет должен вам), то необходимо выбрать кнопку Без оплаты. Позже вы сможете создать платеж вручную и связать его с основным документом.
Вечерняя инкассация
Чтобы агенты–кассы отражали реальный остаток необходимо фиксировать не только приходы денег от клиентов, но и выдачу денег из кассы. Обычно деньги из кассы забирает некий подотчетный сотрудник, иногда выручка перекладывается в сейф или отдельный ящик. Фиксируйте каждую реальную передачу денег, не откладывайте и не комбинируйте несколько реальных выдач в один документ. В типе платежа в этом случае указывается Перемещение, в категории — Инкассация.
Выдача денег подотчет
В том числе на закуп товара у поставщика, находящегося неподалеку.
Обычно такая выдача производится:
- От одного подотчетного сотрудника (начальника), другому подотчетному сотруднику
- Из сейфа или ящика для хранения денег
- Или из кассы, если вы не пользуетесь кассовым аппаратом и вы не боитесь проверок кассовой дисциплины со стороны налоговой
Некоторые пользователи Трицепс пытаются экономить время и, когда деньги под отчет выдаются на покупку какого-нибудь товара, создают платеж сразу из кассы на поставщика. Трицепс будет работать и так, но мы крайне рекомендуем фиксировать все передачи денег. Так, если ваш сотрудник Иванов Сергей получил под отчет 10 тысяч рублей, купил в соседнем магазине запчастей на 9200, 700 рублей вернул в кассу, а 100 рублей потратил на бензин, то в правильной схеме у вас будет четыре платежа:
- Выдача из кассы агенту Иванов Сергей Подотчет 10 тысяч с типом Перемещение, категорией Под отчет
- Платеж от агента Иванов Сергей Подотчет агенту ООО Поставщик 9200 с типом За товар, категорией За товар на собственный склад или категорией По заказ-наряду клиента
- Платеж от агента Иванов Сергей Подотчет в кассу 700 рублей с типом Перемещение, категорией Под отчет
- Передача от агента Иванов Сергей Подотчет агенту Затраты 100 рублей с типом Затраты, категорией Транспортные
При кажущейся на первый взгляд сложности такая система на самом деле не отнимает много времени, а учет становится абсолютно прозрачным. Подробнее про оформление выдачи денег под отчет вы можете прочитать в статье Как оформлять подотчет
Работа с расчетным счетом в банке
Работа с расчетным счетом в целом не отличается от работы с кассой. Необходимо лишь учитывать следующие замечания:
- Не забывайте списывать комиссионные за оформление платежных поручений, услуги банка за ведение расчетного счета, несмотря на небольшие платежи не отходите от правила один реальный платеж (одна запись в банковской выписке) — один документ в учетной системе Трицепс. Тип таких платежей — Затраты, категория — Услуги банка
- В момент прихода на расчетный счет средств, полученных от клиентов через платежные карты обычно надо оформить два платежа: один от агента Терминал агенту Расчетный счет с типом Перемещение и категорией Между своими кассами, а второй – от агента Терминал агенту Затраты с типом Затраты, и категорией Услуги банка
Выдача зарплаты, ремонт автомобилей и выдача товара сотрудникам в счет зарплаты
Стартовая страница по расчету заработной платы располагается здесь
Для зарплатных платежей необходимо понимать различие между начислением и выдачей заработной платы. Через документы платежа вы фиксируете только реальную передачу денег, начисления окладной и премиальной части, а также штрафов в системе Трицепс лучше проводить через документ Начисление.
При выдаче денег сотрудникам указывайте тип платежа Выдачи денег сотрудникам, категорию — Выдача наличных.
Для корректного анализа завершенных сделок мы рекомендуем, чтобы с каждым документом Заказ-наряд и Продажа был связан документ Платеж. Соответственно, ремонт автомобилей сотрудников и выдачу товара в счет зарплаты желательно сопровождать двумя платежами: первый платеж с типом Выдача денег сотрудникам и категорией Выдача наличных, а второй — с типом Продажи и категорией За товар и услуги. Если при этом сотрудники в реальности получат деньги на руки и тут же заплатят их в кассу, то это будет иметь и хороший психологический эффект. Неоднократно в нашей практике сотрудники, которым руководители бесконтрольно позволяли ремонтировать автомобиль с использованием склада предприятия уходили в огромные долги перед предприятием.
Статусы
Импорт
Сверка с ТСД/штрихсканером

Не требует никаких особых настроек.
Печать накладной с росписями передающего и принимающего.
Перемещение в ремзону — передача запчастей и расходных материалов со склада слесарям.
Сверка склада
Назначение адресов
Назначение учетных цен
Начисление зарплаты сотрудникам
Стартовая страница по расчету заработной платы располагается здесь
Для начислении зарплаты по каждому сотруднику надо создать документ Начисление по кнопкам Ввести платеж – Начислить .
Обратите внимание на заполнение полей документа:
Кому — сотрудник, которому начисляется заработная плата.
Тип и Категорию начисления вы устанавливаете сами, в соответствии с аналитикой на предприятии. Это могут быть Затраты/Заработная плата или Начисления/Заработная плата.
Дата учета — это дата начисления зарплаты, как правило, она совпадает с последним днем месяца, за который было произведено начисление. (Если дата учета совпадает с текущей датой, то дату учета можно не выставлять вручную. Дата учета при проведении документа автоматически будет выставлена как текущая дата.)
Комментарий — указание месяца начисления зарплаты.
После проверки введенной информации документ надо провести по кнопкам Операция — Начислить.
Документ Начисление изменяет баланс сотрудника. В результате проведения документа баланс сотрудника увеличивается. В отчете Сверка по агенту с его контрагентами (скачать отчет можно через меню Справка — Дополнения — Финансовое планирование) отражены все документы по сотруднику, в том числе и Начисление.
Начисление услуг контрагентов
Разберем на примере оформления услуг по арендной плате. Арендатор принес документы, в том числе акт об оказании услуг за ноябрь.
Надо создать документ Начисление по кнопкам Ввести платеж — Начислить.
Тип начисления — Затраты, Категория начисления указана в соответствии с тем, какие услуги оказывает контрагент.
После проверки введенной информации документ надо провести по кнопкам Операция — Начислить.
Документ Начисление изменяет баланс агента. В результате проведения документа баланс контрагента увеличивается. В отчете Сверка по агенту с его контрагентами отражены все документы по контрагенту, в том числе и Начисление.
ТТН + Счет-фактура + Акт
Входящие документы
Рассмотрим правила (прототипы связи), по которым связываются документы. Первоначально, в вашем экземпляре программы уже есть основные прототипы связи. Список существующих правил (прототипов связи) можно увидеть в отчете Начальные настройки Трицепс — Описание бизнеса — Прототипы связи. При дальнейшей работе в программе бывает необходимо создать новые правила для более удобной работы. Например, необходимо создать прототип связи, который свяжет документы Заказ-наряд и Переговоры для анализа рекламных акций автосервиса. Или необходим прототип связи, который позволит копировать документы Заказ-наряд, Продажа, Заказ товара. В прототипе связи не только указывается документ–основание и связанный документ, но и указываются правила для переноса значений из документа-основания в связанный документ.
Примеры создания прототипов связи:
- Описание прототипа связи между поставкой и платежом: Настройка связанного платежа из документа поставки
- Описание прототипа связи между заказ-нарядом и переговорами: Анализ рекламных акций автосервиса
- Описание создания связи между двумя документами: Как связать два документа
- Описание создания связи между заказ-нарядом и поставкой: Описание прототипа связи между Заказ-нарядом и Поставкой