Типы документов

Существует несколько видов документов, отличающихся друг  от друга внешним видом, типами полей и свойств. Мы создаём их в зависимости от текущей задачи.

• Поставка
• Корректировка поставки
• Возврат поставщику
• Продажа
• Возврат продажи
• Резерв
• Перемещение
• Заказ товара
• Изменение заказа клиентом
• Изменение заказа поставщиком
• Коррекция остатков склада
• Заказ-наряд
• Смена
• Бонус
• Платеж
• Начисление
• Счёт
• Документ поступления товаров
• Документ отгрузки
• Заявка на оплату
• Авансовый отчёт
• Задача
• Переговоры

Создание документа

Существует несколько удобных способов. Выбирайте тот, который наиболее комфортен именно для вас, либо оптимально подходит под текущую ситуацию.

Создание через панель быстрого доступа

Возможно, это самый быстрый способ — для создания необходимо нажать всего одну кнопку с соответствующим названием. Панель быстрого доступа располагается под главным меню системы Трицепс (рис. 1).

Рис. 1. Создание документа через панель быстрого доступа

В правой части панели быстрого доступа располагается кнопка Создать, используя которую, вы получаете возможность создания более полного перечня типов документов (рис. 2).

Рис. 2. Создание нового документа через меню

Далее необходимо будет выбрать тип документа (рис. 3).

Рис. 3. Выберите типа необходимого документа

Создание документа через главное меню

Классический способ создания документа — использование Главного меню приложения Трицепс (рис. 4).

Рис. 4. Создание документа в главном меню

Создание документа через «горячие» клавиши

Если Вы привыкли пользоваться «горячими» клавишами, то в качестве альтернативного способа создания документов можно воспользоваться комбинацией клавиш CTRL+N (рис. 2). Далее останется выбрать необходимый документ. Здесь доступны самые популярные типы документов, такие как Продажа, Оплата, Возврат, Поставка, Заказ-наряд и т.д. (рис. 5).

Рис. 5. Быстрое создание документа

Создание документа на основании существующего

Еще одним из специфических способов создания документа является использование контекстного меню существующего документа — так называемая кнопка Создать на основании (рис. 6).

Рис. 6. Создать документ на основании

Поиск документа

Для поиска документов используйте кнопку Искать в панели быстрого доступа (рис. 7).

Рис. 7. Поиск документа

Выберите необходимый тип документа, например, Заказ-наряд. В поисковой строке появившегося окна начните вводить данные клиента. Система сразу подскажет вам, какие варианты доступны в базе данных (рис. 8). Выберите один из предлагаемых вариантов и нажмите клавишу Enter (рис. 9). В блоке Клиент появится полное наименование клиента, а в блоке справа — все Заказ-наряды, связанные с ним.

Свойства документов

• Статус: Активен / Не активен
• Юр. лицо: ИП Любавин Александр Фёдорович
• Филиал: Автосервис «От всей души»
• Создан (дата создания): 01.01.2023 / Admin (кем создан)
• Изменён (дата изменения): 02.02.2023 / Admin (кем изменён). Дополнительную информацию по изменениям можно посмотреть в меню Действия -> История.
• По умолчанию: это название группы пользователей, регулирующей права доступа к данному документу.

Статусы документов

Каждый документ имеет статус выполнения, который помогает понимать, на каком этапе выполнения находится тот или иной процесс: «Черновик», «На складе», «Возвращено», «Товар выдан» (рис. 10). При изменении статуса документа меняется и панель управления документом, то есть на различных этапах выполнения процесса возможны только определенные действия.

Рис. 10. Статус документа («Товар выдан»)

Юридическое лицо и филиал

Бо́льшая часть документов имеет привязку к юридическому лицу, на которое они оформлены. Это необходимо для отслеживания документов, относящихся к одному предприятию. Также существует привязка к филиалу, в котором был создан документ (рис. 11).

Рис. 11. Юридическое лицо и филиал

Дата создания и изменения

Данное поле фиксирует дату/время создания и последнее изменения документа, а также данные пользователя, который осуществил соответствующее действие. Важным фактором является персонализация изменений документа. Этой цели служит создание отдельных аккаунтов для ваших сотрудников. Используя свой аккаунт, каждый сотрудник при изменении любого документа автоматически помечает его меткой, соответствующей своему логину. Таким образом, вы всегда будете в курсе того, кто именно изменил соответствующий документ (рис. 12).

Рис. 12. Дата изменения документа. Имя пользователя

Права доступа и номер документа

Права доступа к документу по умолчанию обозначаются соответствующим названием. Для каждого документа при Создании и Оформлении формируется уникальный номер. Он служит для быстрого поиска документа, а также для установления связи с другими документами.

Рис. 13. ID документа и права доступа

Следует ещё раз подчеркнуть, что в статусе Черновик номер документу не присваивается — это происходит только после изменения статуса.

Рис. 14. В статусе «Черновик» номер у документа отсутствует

Установка ссылки на документ (связывание)

Если вы захотите отследить любые взаимосвязанные процессы на предприятии, можно воспользоваться очень полезной возможностью установления взаимосвязи между несколькими документами посредством установки ссылок. Как было сказано выше, в системе Нетикс Трицепс у каждой карточки и у каждого документа есть идентификатор, по которому можно осуществить поиск или установить ссылку.

Обычно связанные документы создаются по кнопке Создать на основании (рис. 15).

Рис. 15. Создать на основании

Однако, бывают ситуации, при которых необходимо «принудительно» связать два документа. Подробнее об этом можно прочесть в статье: Связанные документы — как связать два документа.

Действия над документами

Панели управления для каждого из документов разнятся в зависимости от функций, которые он выполняет. Существует перечень основных кнопок, встречающихся на всех типах документов:  

• Просмотр/Редактирование (взаимозаменяемые заголовки)
• Сохранение
• Изображения
• Операции (Значения отличаются в различных типах документов)

Рис. 16. Действия над документом «Новая продажа»

Рис. 17. Действия над документом «Продажа»

Рис. 18. Действия для документа «Счёт»