По принципу Парето 80% прибыли приносят 20% товара. Точно так же 80% бюджета закупок идет на 20% товаров, при этом закупаемые товары необязательно совпадают с теми, которые приносят прибыль, поскольку в прибыльности кроме оборота (уровня продаж) участвует еще и наценка. Используя этот принцип, мы утверждаем, что очень большую долю закупа можно предугадать на месяц, а то и на полгода вперед. Как результат у вас не будет «провалов» по быстро продающимся запчастям и материалам, а покупка остальных деталей будет проходить быстрее, так как бюджет на эту покупку будет заранее определен.

Есть два больших заблуждения: 1) составить график закупок на полгода вперед невозможно и 2) поддержка полугодового плана закупок в рабочем состоянии отнимет слишком много времени.

В первом заблуждении «фишка» кроется в том, что нам не нужна 100% точность. Если вы покупаете бочку масла по 45 тысяч рублей раз в месяц, то для целей планирования достаточно будет более-менее угадать число первой покупки (пусть это будет 20 мая), а на последующие полгода поставить даты предполагаемых покупок с интервалом в месяц (20 июня, 20 июля и т.п.).

Неравномерный спрос, погода, да и масса других факторов могут смещать эти предполагаемые даты вперед или назад. Такое смещение можно заметить уже на середине срока. Например, 5 июня по графику посмотрев на остатки масла мы видим, что осталось меньше половины бочки. Соответственно, нам необходимо сместить ожидаемые даты покупки на 15 июня, 15 июля, 15 августа и т.д.

Сегодня мы совершенно бесплатно дарим вам инструмент который позволяет легко прогнозировать объем предстоящих крупных закупок и поддерживать план в актуальном состоянии.

Сам инструмент автоматизации закупок представляет из себя файл Microsoft Excel с правильным образом расставленными формулами и сопроводительными разъяснениями.
Файл содержит два листа: лист детализации (Календарь) и лист сводного бюджета (Бюджет).

Составление плана на полгода вперед
Для начала вам необходимо определить несколько товаров, которые вы покупаете часто и на большие суммы. Мы рекомендуем начать с 5 товаров.
В колонках с заголовками синего цвета проставьте напротив необходимой даты предполагаемой покупки товара сумму покупки. Для удобства можно использовать автофильтр и выбирать день недели или день месяца. После того как вы заполните данные по всем товарам в колонке  «Итого план» будет отображаться дневной план, а на листе «Бюджет» в колонке «Запланировано» — весь уже распределенный бюджет на месяц.
Поддержание плана в актуальном состоянии
Для того, чтобы инструмент действительно помогал вам в работе необходимо регулярно вносить поправки по срокам ожидаемых поставок, а также реально потраченные суммы. Реально потраченные суммы необходимо вносить вручную на листе в Календарь в колонку Потратили. Для удобства в колонке Примечание можно указывать на что потрачены деньги. Смещать ожидаемые покупки легко стандартными средствами Excel. Чтобы сместить поставки на 5 дней вперед выделите 5 ячеек в соответствующей колонке выше необходимой даты, нажмите правую кнопку мыши и выберите в появившемся меню «Вставить…». В открывшемся диалоге выберите «Ячейки со сдвигом вниз». Для смещения на 5 дней назад по аналогии выделить 5 ячеек в столбце, но в контекстном меню выбрать пункт «Удалить…», а в появившемся диалоге — «Ячейки со сдвигом вверх».

В принципе, описанный способ даже не требует использования компьютера, мы моделировали его на магнитной доске с детскими разноцветными магнитами — всё наглядно и отлично работает. Естественно, что специализированные решения в дополнение к этому механизму добавляют массу других нюансов. В итоге внедрение такой специализированной системы автоматизации позволяет поднять прибыльность за счет снижения неудовлетворенного спроса, за счет экономии рабочего времени и многих других технологий.