Учетная система Трицепс — программа, которая упрощает работу автосервиса и магазина запчастей.
С её помощью вы можете быстро фиксировать всё, что происходит у вас в предприятии, а потом на основе анализа принимать правильные решения. Примеры таких решений: изменение цен на услуги и товар, расширение складских запасов, напоминание клиентам о необходимости пройти диагностику или замену масла в двигателе, поздравление клиента с днем рождения итп.

В вашей учетной системе есть три основные части, пожалуйста, запомните эти термины, в инструкциях мы будем постоянно использовать их!:

• справочники, в которых перечисляется всё, с чем вы будете работать: клиенты, автомобили, услуги, товары, цены
• документы, в которых вы будете фиксировать всё происходящее: заказ-наряд, платеж, переговоры с клиентом, поставка товара, начисление зарплаты
• отчеты и инструменты, с помощью которых вы сможете в нужный момент быстро и удобно выбирать нужные карточки и документы, анализировать введенную информацию, система будет рекомендовать вам те или иные действия

Мы разработали множество полезных отчетов и инструментов, которые позволят вам по мере накопления статистики с разных точек зрения смотреть на ваш бизнес. Однако необходимо помнить о двух вещах. Во-первых, эти отчеты и инструменты описывают правила, по которым работает предприятие. А правила вашего предприятия могут отличаться, поэтому вам надо либо донастроить Трицепс под правила вашего предприятия, либо изменить ваши правила на рекомендованные нами. Во-вторых, очевидно, что для работы отчетов и инструментов необходимы данные. А это означает, что вам необходимо максимально точно фиксировать всё, происходящее в вашем предприятии, не откладывая внесение документов на потом, не переиначивая действительность. При разработке нашей системы мы особое внимание уделяли именно тому, чтобы документы были просты для понимания и максимально соответствовали тому, что происходит в реальной жизни. Поэтому, например, в отличие от проводок в 1С у нас есть документ платеж — просто фиксация того, что один агент передал другому деньги.

Еще несколько особенностей нашей системы, о которых стоит помнить с самого начала.
Группы доступа. Система позволяет настраивать разный уровень доступа к карточкам справочников, документам и отчетам. Поэтому если вы не видите какого-то отчета, попробуйте понять — даны ли вам права на просмотр.

Для предотвращения злоупотреблений в нашей системе нельзя ничего удалять. Если карточка или документ стали ненужными, то можно завести группу доступа, права на которую дать только одному пользователю и переместить ненужную информацию в эту группу доступа. Более детально о группах доступа будет рассказано позже.

Наша система в любой её версии состоит из двух частей — серверной и клиентской. Серверная часть — это часть которая хранит всю информацию. Клиентская часть подключается к серверной, считывает необходимые данные, показывает её вам в нужном виде, позволяет внести новые карточки и документы. Следует учесть, что несмотря на названия сами части могут быть установлены на любые компьютеры. Если в вашем предприятии доступ к системе предполагается с нескольких компьютеров, то сами компьютеры должны быть объединены в сеть. На одном (ровно на одном!) из компьютеров сети нужно должна быть установлена серверная часть, клиентские части должны быть установлены на всех компьютерах, с которых будет вестись работа. Качество и стабильность сетевого соединения являются очень важными для стабильной работы системы! Подробнее о требованиях к программному и аппаратному обеспечению можно посмотреть здесь.

Если в вашем предприятии несколько филиалов, то серверную часть нужно установить один раз в каждом из филиалов, а между филиалами организовать процесс обмена данными — репликацию.

Помните!
Все действия пользователей протоколируются. Для каждого сотрудника должна быть своя учетная запись для входа в программу.
Пароль — это аналог подписи под документом. Поэтому никому не передавайте свой пароль.
Чтобы изменить пароль:

• если не помните старый пароль, то обратитесь к администратору
• если помните старый пароль, то воспользуйтесь меню Настройки — Изменить пароль.

Описание нового интерфейса карточки агента описан в статье Карточка агента. Новый интерфейс

Добавление услуг из внешних каталогов на примере интеграции с Autodata.

Запись на обслуживание.

Приемка, выполнение работ, завершение работ, выдача автомобиля, оплата.

Общее описание заказ-наряда.

Оформление безналичного заказ-наряда.

Добавление услуг из внешних каталогов на примере интеграции с Autodata.

Оформление продажи.

Оформление безналичной продажи.

Основная информация

Платеж с одной стороны один из самых простых документов в системе Нетикс Трицепс. При этом с этим документом связано несколько сложных для внедрения моментов, поэтому внимательно изучите эту инструкцию.

Документ Платеж хранит в учетной системе факт того, что от одного агента другому были переданы реальные деньги: наличные или безналичные. Также Платеж хранит дату совершения реального платежа и дату проведения документа, примечание на усмотрение пользователя и тип с категорией платежа, указывающих причину платежа. Тип и категория платежа позволяют правильно анализировать движение денег в предприятии.
Стоит напомнить, что агентами в Трицепсе являются любые люди, предприятия, кассы, кошельки, сейфы, подотчетные сотрудники. Одним словом, всё, что может иметь баланс: учитываемую сумму денег или обязательств. Баланс агента можно также понимать как сумму, которую предприятие должно агенту. То есть положительные значения означают, что предприятие должно агенту, отрицательные — агент должен предприятию.
При проведении документа Платеж баланс агента, от которого произведен платеж увеличится, а баланс агента, принявшего платеж — уменьшится.

Процессы в предприятии, использующие документ Платеж

Для каждой кассы, каждого расчетного счета в банке, каждого отдельного ящика или сейфа, в котором вы храните деньги, каждого подотчетного сотрудника в вашем предприятии необходимо завести собственную карточку агента и указать в этой карточке тип агента Касса. Если вы принимаете к оплате карты, то вам также необходимо создать агента Терминал. В вашем предприятии можно завести неограниченное количество касс, а администратор в настройках системы должен указать кассы, в которые при стандартных ситуациях попадают платежи от клиентов при расчете наличными и при расчете по карте.
Правильное ведение учета подразумевает, что вы просто фиксируете один-в-один то, что происходит в реальности. Дальше необходимо рассмотреть пять типовых процессов с платежами.
Первый процесс связан с повседневной работой по заказ-нарядам и продажам товара. В момент проведения этих документов вы можете указать — рассчитывался ли клиент и если рассчитывался, то каким способом.

Прием от клиентов денег за услуги и товары

При окончательном завершении заказ-наряда или продажи, система предложит провести оплату.

Выберите способ и сумму оплаты. При нажатии кнопки Оформить произойдут следующие действия:

• Проведется сам документ Продажа или Заказ-наряд
• Создастся документ Платеж от агента–клиента агенту-кассе
• Сумма платежа автоматически заполнится из основного документа
• Тип платежа будет выставлен Продажи, категория За товар и услуги
• Документ платежа будет сразу же проведен и связан с основным документом. В дальнейшем вы можете быстро переходить к связанному документу просто нажав на ссылку

Никаких действий для регистрации платежа больше предпринимать не нужно.

Бывают случаи, когда необходимо внести изменения в платеж перед его проведением. Это может произойти, если деньги поступают в кассу, отличающуюся от кассы по умолчанию. В этом случае при проведении основного документа необходимо выбирать кнопку Черновик платежа.
Если вы оказываете услуги или отдаете товар и в момент проведения не берете с клиента денег (вы либо взяли их авансом, либо готовы к тому, что клиент будет должен вам), то необходимо выбрать кнопку Без оплаты. Позже вы сможете создать платеж вручную и связать его с основным документом.

Вечерняя инкассация

Чтобы агенты–кассы отражали реальный остаток необходимо фиксировать не только приходы денег от клиентов, но и выдачу денег из кассы. Обычно деньги из кассы забирает некий подотчетный сотрудник, иногда выручка перекладывается в сейф или отдельный ящик. Фиксируйте каждую реальную передачу денег, не откладывайте и не комбинируйте несколько реальных выдач в один документ. В типе платежа в этом случае указывается Перемещение, в категории — Инкассация.

Выдача денег подотчет

В том числе на закуп товара у поставщика, находящегося неподалеку.
Обычно такая выдача производится:

• От одного подотчетного сотрудника (начальника), другому подотчетному сотруднику
• Из сейфа или ящика для хранения денег
• Или из кассы, если вы не пользуетесь кассовым аппаратом и вы не боитесь проверок кассовой дисциплины со стороны налоговой

Некоторые пользователи Трицепс пытаются экономить время и, когда деньги под отчет выдаются на покупку какого-нибудь товара, создают платеж сразу из кассы на поставщика. Трицепс будет работать и так, но мы крайне рекомендуем фиксировать все передачи денег. Так, если ваш сотрудник Иванов Сергей получил под отчет 10 тысяч рублей, купил в соседнем магазине запчастей на 9200, 700 рублей вернул в кассу, а 100 рублей потратил на бензин, то в правильной схеме у вас будет четыре платежа:

• Выдача из кассы агенту Иванов Сергей Подотчет 10 тысяч с типом Перемещение, категорией Под отчет
• Платеж от агента Иванов Сергей Подотчет агенту ООО Поставщик 9200 с типом За товар, категорией За товар на собственный склад или категорией По заказ-наряду клиента
• Платеж от агента Иванов Сергей Подотчет в кассу 700 рублей с типом Перемещение, категорией Под отчет
• Передача от агента Иванов Сергей Подотчет агенту Затраты 100 рублей с типом Затраты, категорией Транспортные

При кажущейся на первый взгляд сложности такая система на самом деле не отнимает много времени, а учет становится абсолютно прозрачным. Подробнее про оформление выдачи денег под отчет вы можете прочитать в статье Как оформлять подотчет

Работа с расчетным счетом в банке

Работа с расчетным счетом в целом не отличается от работы с кассой. Необходимо лишь учитывать следующие замечания:

• Не забывайте списывать комиссионные за оформление платежных поручений, услуги банка за ведение расчетного счета, несмотря на небольшие платежи не отходите от правила один реальный платеж (одна запись в банковской выписке) — один документ в учетной системе Трицепс. Тип таких платежей — Затраты, категория — Услуги банка
• В момент прихода на расчетный счет средств, полученных от клиентов через платежные карты обычно надо оформить два платежа: один от агента Терминал агенту Расчетный счет с типом Перемещение и категорией Между своими кассами, а второй – от агента Терминал агенту Затраты с типом Затраты, и категорией Услуги банка

Выдача зарплаты, ремонт автомобилей и выдача товара сотрудникам в счет зарплаты

Для зарплатных платежей необходимо понимать различие между начислением и выдачей заработной платы. Через документы платежа вы фиксируете только реальную передачу денег, начисления окладной и премиальной части, а также штрафов в системе Трицепс лучше проводить через документ Начисление.
При выдаче денег сотрудникам указывайте тип платежа Выдачи денег сотрудникам, категорию — Выдача наличных.
Для корректного анализа завершенных сделок мы рекомендуем, чтобы с каждым документом Заказ-наряд и Продажа был связан документ Платеж. Соответственно, ремонт автомобилей сотрудников и выдачу товара в счет зарплаты желательно сопровождать двумя платежами: первый платеж с типом Выдача денег сотрудникам и категорией Выдача наличных, а второй — с типом Продажи и категорией За товар и услуги. Если при этом сотрудники в реальности получат деньги на руки и тут же заплатят их в кассу, то это будет иметь и хороший психологический эффект. Неоднократно в нашей практике сотрудники, которым руководители бесконтрольно позволяли ремонтировать автомобиль с использованием склада предприятия уходили в огромные долги перед предприятием.

Статусы
Импорт
Сверка с ТСД/штрихсканером

Сверка склада

Назначение адресов
Назначение учетных цен

Начисление зарплаты сотрудникам

Для начислении зарплаты по каждому сотруднику надо создать документ Начисление по кнопкам Ввести платеж – Начислить .

Обратите внимание на заполнение полей документа:
Кому — сотрудник, которому начисляется заработная плата.
Тип и Категорию начисления вы устанавливаете сами, в соответствии с аналитикой на предприятии. Это могут быть Затраты/Заработная плата или Начисления/Заработная плата.
Дата учета — это дата начисления зарплаты, как правило, она совпадает с последним днем месяца, за который было произведено начисление. (Если дата учета совпадает с текущей датой, то дату учета можно не выставлять вручную. Дата учета при проведении документа автоматически будет выставлена как текущая дата.)
Комментарий — указание месяца начисления зарплаты.
После проверки введенной информации документ надо провести по кнопкам Операция — Начислить.
Документ Начисление изменяет баланс сотрудника. В результате проведения документа баланс сотрудника увеличивается. В отчете Сверка по агенту с его контрагентами (скачать отчет можно через меню Справка — Дополнения — Финансовое планирование) отражены все документы по сотруднику, в том числе и Начисление.

Начисление услуг контрагентов

Разберем на примере оформления услуг по арендной плате. Арендатор принес документы, в том числе акт об оказании услуг за ноябрь.

Надо создать документ Начисление по кнопкам Ввести платеж — Начислить.

Тип начисления — Затраты, Категория начисления указана в соответствии с тем, какие услуги оказывает контрагент.

После проверки введенной информации документ надо провести по кнопкам Операция — Начислить.

Документ Начисление изменяет баланс агента. В результате проведения документа баланс контрагента увеличивается. В отчете Сверка по агенту с его контрагентами отражены все документы по контрагенту, в том числе и Начисление.

Рассмотрим правила (прототипы связи), по которым связываются документы. Первоначально, в вашем экземпляре программы уже есть основные прототипы связи. Список существующих правил (прототипов связи) можно увидеть в отчете Начальные настройки Трицепс — Описание бизнеса — Прототипы связи. При дальнейшей работе в программе бывает необходимо создать новые правила для более удобной работы. Например, необходимо создать прототип связи, который свяжет документы Заказ-наряд и Переговоры для анализа рекламных акций автосервиса. Или необходим прототип связи, который позволит копировать документы Заказ-наряд, Продажа, Заказ товара. В прототипе связи не только указывается документ–основание и связанный документ, но и указываются правила для переноса значений из документа-основания в связанный документ.

Примеры создания прототипов связи:

• Описание прототипа связи между поставкой и платежом: Настройка связанного платежа из документа поставки
• Описание прототипа связи между заказ-нарядом и переговорами: Анализ рекламных акций автосервиса
• Описание создания связи между двумя документами: Как связать два документа
• Описание создания связи между заказ-нарядом и поставкой: Описание прототипа связи между Заказ-нарядом и Поставкой