Подписка на обучающие
материалы
* обязательные поля



Triceps


Сверка склада, инвентаризация

Чем больше склад, тем чаще данные в учетной системе отличаются от реального состояния на полках. Четко прописанные и исполняемые правила (инструкции) работы позволяют свести такие отличия к минимуму. Это и правила хранения товаров, и правила приемки поставок, и правила работы с клиентами. В зависимости от размера, специализации, состава сотрудников и еще многих факторов такие правила могут (и должны) быть разными. В этом документе мы рассмотрим процесс сверки склада, в ходе которого мы выявляем несоответствия и вносим в учетную систему информацию о реальном положении дел.
Учетная система Трицепс настроена на работу с несколькими алгоритмами сверки склада:

  1. Полная инвентаризация с прекращением торговых операций.
  2. Полная инвентаризация без прекращения торговых операций.
  3. Инвентаризация по местам хранения.
  4. Инвентаризация в процессе работы.

По виду инвентаризации можно организовывать сверки с открытыми и с закрытыми («слепой пересчет») остатками. Первый вид подразумевает общую материальную ответственность сотрудников за товары, более доверительные отношения в коллективе. Основное преимущество второго вида — предотвращение хищения товаров, не числящихся на остатках в учетной системе.
По завершению инвентаризации необходимо создать документ Коррекция остатков, указать необходимый склад, в примечании – состав участников инвентаризации. Для более детального анализа предпочтительнее создавать отдельно документ с недостающим товаром и отдельно документ с выявленными излишками.

Полная инвентаризация с прекращением торговых операций.

Из учетной системы Трицепс формируется печатная ведомость по номенклатурному справочнику, в которой указывается наименование производителя, наименование позиции, артикул (ОЕМ), адрес (при ведении адресного хранения), числящееся на складе количество (при ведении открытой сверки), резервируется место для внесения данных о реальном количестве товара. Сортировка ведомости предусмотрена по возрастанию артикула.
Готовится пустая дополнительная ведомость аналогичной форму для внесения найденных неучтенных товаров.
Сверка ведется силами двух или более человек. Предварительно распределяются роли: один сотрудник отвечает за внесение данных в ведомость (А), второй – за пересчет товаров (В).
Процесс пересчета ведется по местам хранения. В процессе пересчета удобно применять переносной раскладной стол. Сотрудник В полностью снимает с места хранения (полка) весь товар, и выкладывает его на стол. Товар с одинаковым артикулом следует располагать сгруппировано. По возможности, товар на столе необходимо выкладывать по росту артикула – от 0 к 9 и далее от А к Z, это существенно ускорит процесс сверки.
Далее сотрудник В берет один из товаров называет полностью наименование производителя и артикул товара. Сотрудник А находит в ведомости необходимую страницу и позицию и произносит «Есть». Сотрудник В называет пересчитанное количество, выкладывает товар на место хранения и переходит к следующей позиции. Сотрудник А указывает пересчитанное количество в основной ведомости. В случае если артикул не найден, товар откладывается в специально отведенное место, его пересчитанное количество, артикул и наименование, а также наименование производителя записываются в дополнительную ведомость.
В случае ведения сверки с открытыми остатками при совпадении количества, отмеченного в ведомости, и пересчитанного количества необходимо пометить позицию, например, обвести в круг.
Возможен вариант, когда один и тот же артикул хранится на разных местах хранения (полках), в этом случае необходимо отдельно указывать каждый факт пересчета (вид при этом будет таким: 2+5+4).
В случае, когда есть возможность задействовать в сверке более двух человек, назначайте дополнительных сотрудников на роль В. В этом случае пока ведется сверка одной полки, дополнительный сотрудник может снимать товар со следующей полки и рассортировывать его по артикулу.
По завершению сверки необходимо создать документ коррекции, в который внести все позиции из основной ведомости, не помеченные знаком (кругом), а также второй документ – на основании дополнительной ведомости.
По завершению сверки вы можете провести анализ пересортицы, а также по размерам документов нехватки и излишков судить о качестве правил и их исполняемости в вашем предприятии.

Полная инвентаризация без прекращения торговых операций.

Применима только к предприятиям с небольшим товарооборотом (порядка 1 поставки товаров в день, порядка 10-15 покупателей в день). Применяется только с открытым видом сверки.
В дополнение к процедурам полной инвентаризации с прекращением операций необходимо вести учет просчитанных полок. Если в процессе сверки необходимо провести любую операцию, затрагивающую остатки, то применяются такие правила:

  • операция не отмечается, если затрагивается товар на уже пересчитанных полках
  • при проведении прихода (поставка, возврат от клиента) в основной ведомости в колонке остаток необходимо отметить количество прихода, со знаком плюс.
  • при проведении расхода (продажа, возврат поставщику) в основной ведомости в колонке остаток необходимо отметить количество расхода, со знаком минус.

Инвентаризация по местам хранения.

Применима только в тех случаях, когда полностью внедрена и поддерживается адресная система хранения товаров.
Составляется график проведения сверки, основная ведомость при выгрузке включает в себя только те позиции, которые должны находиться на указанных местах хранения (шкафы, стеллажи, полки).

Инвентаризация в процессе работы.

Сверка остатков происходит в момент набора товара для продажи или другого списания товара со склада. Для набора товара используются настройки интерфейса или печатные формы, в которых указывается числящееся в системе общее количество товара. Набирая товар клиенту, продавец или кладовщик обязан сверить количество товара и в случае необходимости внести коррекцию остатков.
Товар, по которому было движение за некоторый период можно считать сверенным. Для товаров, по которым не было движения необходимо проводить сверку по местам хранения, для этого адресная система должна быть в актуальном состоянии.
Применение этой системы требует дополнительной проверки исполнительности сотрудников.

Инвентаризация без использования печатных ведомостей.

Вы можете проводить полную инвентаризацию или инвентаризацию по местам хранения, внося данные сразу в Трицепс. При этом технология несколько меняется.
Сверка ведется силами двух или более человек. Предварительно распределяются роли: один сотрудник отвечает за внесение данных в Трицепс (А), второй – за пересчет товаров (В).
Процесс пересчета ведется по местам хранения. В процессе пересчета удобно применять переносной раскладной стол. Сотрудник В полностью снимает с места хранения (полка) весь товар, и выкладывает его на стол. Товар с одинаковым артикулом следует располагать сгруппировано. По возможности, товар на столе необходимо выкладывать по росту артикула – от 0 к 9 и далее от А к Z, это существенно ускорит процесс сверки.
Далее сотрудник В берет один из товаров называет полностью наименование производителя и артикул товара. Сотрудник А находит в поиске необходимый товар и произносит «Есть». Сотрудник В называет пересчитанное количество, выкладывает товар на место хранения и переходит к следующей позиции. Сотрудник А указывает пересчитанное количество и нажимает «Добавить» (или кнопку Enter). В случае, если артикул не найден, товар откладывается в специально отведенное место, его пересчитанное количество, артикул и наименование, а также наименование производителя записываются в дополнительную ведомость.
Периодически необходимо сохранять документ коррекции. Для этого необходимо закрыть диалог поиска/добавления позиции и нажать на кнопку «Сохранить» или использовать сочетание Ctrl + S.
По завершению сверки необходимо сохранить документ, и воспользоваться кнопкой Внесены остатки, вычислить разницу. Система переработает введенные данные и укажет только те позиции, для которых есть отличия между введенными и хранящимися данными.
Товар, внесенный в дополнительную ведомость при инвентаризации без печатных форм не существует в номенклатурном справочнике. Для него создаются карточки, остатки вносятся отдельным документом коррекции остатков.

2 комментария на «Сверка склада, инвентаризация»