Учетная система — инструмент, который позволит вашему предприятию делать многие операции быстрее, поможет налаживанию правильных процессов и сделает принятие решений прозрачным и предсказуемым. Однако, волшебной кнопки, которая бы решила все проблемы за вас, не бывает, поэтому поработать всё же придется — и вам, и вашим сотрудникам.
В этой статье мы опишем, какие вопросы и в какой последовательности вам следует решать.

Технические вопросы

Нетикс Трицепс состоит из двух частей — серверной, которая хранит данные и отвечает за их целостность, и клиентской, которая показывает и позволяет вносить новые данные в систему.
Часто установка системы проходит в автоматическом режиме, хоть и занимает порядка 20-30 минут. Однако, иногда может потребоваться вмешательство специалиста, разбирающегося в компьютерных технологиях на стандартном уровне. Возможные проблемы с установкой связаны с настройкой брандмауэра Windows, антивирусного программного обеспечения, настройкой доступности портов сетевого соединения и настройкой прав доступа на папки на вашем диске.
Мы осознанно не стали гнаться за возможностью супер-легкой установки, так как установка происходит один раз. В качестве приоритета мы выбрали безопасность данных и стабильность работы системы.
Инструкции для технического специалиста приведены на отдельной странице.
Вам, как человеку, отвечающему за внедрение системы в целом, необходимо проверить три технические задачи:

• Программа запускается со всех компьютеров
• Если у вас есть подготовленная к переносу база клиентов, товаров, услуг — эти данные доступны в Трицепсе
• Настроено резервное копирование базы данных на внешний диск или в облачное хранилище

Вопросы бизнес-процессов

Все предприятия разные:

• Есть крупные сети, просто большие автосервисы и магазины и есть небольшие боксы
• Специализирующиеся на конкретной марке, либо на конкретной работе, либо работающие с максимально широким кругом работ и автомобилей
• Строящиеся по четкой подчиненности, как в армии, либо максимально поощряющие инициативу и предпринимательство сотрудников
• Расположенные в крупных городах с высокой конкуренцией и в небольших поселках совсем без конкурентов

В зависимости от этого одни и те же операции могут выполняться совершенно по-разному. Например, прием оплаты за услуги в одном предприятии должен выполнять выделенный кассир, в другом — администратор или бухгалтер, а в третьем — сам мастер-приемщик или продавец.
Нетикс Трицепс позволяет адаптировать учет под ваши потребности, при этом некоторые типовые бизнес-процессы мы предоставляем вам в качестве подсказки того, как и с чего начинать систематизацию вашей деятельности. Также бизнес-поддержка Нетикс может помочь вам в составлении списка бизнес-процессов, которые будут оптимальны именно для вашего предприятия.

Это ключевой пункт, от которого зависит, насколько полно вы будете использовать возможности Нетикс Трицепс.
Задачи по этому пункту:

• Составить реестр бизнес-процессов вашего предприятия, не забудьте различные артефакты: печатные формы, купоны и карточки, наклейки и т.п.
• Составить список ролей, должностей и сотрудников
• Расставить ответственных за бизнес-процессы, по результатам сопоставления составить план обучения сотрудников и требования к безопасности системы (список доступных и запрещенных для каждого сотрудника отчетов, инструментов, например, кто из сотрудников будет видеть начисления заработной платы)
• Составить план внедрения недостающих бизнес-процессов и изменения существующих в случае необходимости
• Поставить целью оптимизацию бизнес-процессов через 6-12 месяцев после внедрения

Обучение рядовых сотрудников

Обычно обучение рядовых сотрудников занимает не более 2-3 часов и включает в себя изучение первичных документов, а также то, какими первичными документами сопровождаются бизнес-процессы. Так, например, бизнес-процесс ежедневной инкассации обычно состоит из двух-трех документов платежа.
Обучение стоит проводить по специально составленному плану: Стандартный план обучения пользователя Нетикс Трицепс.

Некоторые предприятия предпочитают пропустить этот пункт. В принципе, возможно обучение "по ходу дела", однако вы должны отдавать себе отчет, что неизбежно будут моменты недопонимания, что в какой момент необходимо делать, и работа будет приостанавливаться.

Ваша задача при обучении сотрудников:
Удостовериться, что каждый сотрудник, для которого предусмотрен доступ в учетную систему, знает как выполнять любую свою задачу. Для этого желательно провести аттестацию по стандартным, заранее подготовленным вопросам. Внешне это будет выглядеть как полное оформление всех документов по каждому из процессов. В результате у вас должен быть на руках список с отметками по каждому сотруднику и каждому бизнес-процессу.

Момент запуска

Не пытайтесь заранее попробовать абсолютно все задачи, добейтесь стабильного выполнения ежедневных операций и фиксации первичных документов. Все остальные задачи лучше делать уже на реальной базе данных, с реальными данными о клиентах, продажах, заказ-нарядах и т.п. Как выполнять с помощью системы задачи, которые возникают у вас раз в месяц или реже, лучше изучать уже в процессе использовании системы. Наша служба технической поддержки обязательно поможет вам в освоении. Если вы досконально собираете первичные документы, то вы гарантированно сможете решить любую из ваших задач.

В зависимости от размеров предприятия и вашей нацеленности на быстрое начало работы вы и ваши сотрудники будете готовы к реальному использованию системы через 2-20 дней.

На этом этапе от вас потребуется:

• Заменить тестовую базу данных на "боевую" (получается восстановлением из резервной копии)
• В случае необходимости добавить учетные записи пользователей Трицепс в систему и дать им первичные права доступа (просто закрыть для начала "секретные" данные)
• Политическая воля в определении даты и времени

Ежедневные операции

В течение первых 2-5 дней сосредоточьтесь на том, чтобы вы и сотрудники правильно заполняли карточки справочников и первичные документы. Сконцентрируйтесь на том, чтобы все типовые ежедневные бизнес-процессы выполнялись максимально близко к тому, как вы задумывали.

Внедрение аналитики

Отчеты и инструменты будут доступны вам с первого же дня. По мере накопления статистики их использование станет осмысленным. Служба техподдержки поможет вам определить, какой именно отчет или инструмент стоит использовать в вашем случае.

Повышение эффективности предприятия

Правильно внедренная учетная система позволяет вам следить за происходящим в предприятии подобно тому, как водитель оценивает состояние автомобиля по приборной панели. На нашем сайте доступны для изучения материалы по повышению эффективности бизнеса. Вы сможете сравнивать ваши основные показатели с типовыми по России (средний чек, частота посещений, наценка, количество постоянных клиентов и т.п.) и применять проверенные технологии улучшения этих показателей.