Triceps


Платежи в Нетикс Трицепс

Основная информация

Платеж с одной стороны один из самых простых документов в системе Нетикс Трицепс. При этом с этим документом связано несколько сложных для внедрения моментов, поэтому внимательно изучите эту инструкцию.

Документ Платеж хранит в учетной системе факт того, что от одного агента другому были переданы реальные деньги: наличные или безналичные. Также Платеж хранит дату совершения реального платежа и дату проведения документа, примечание на усмотрение пользователя и тип с категорией платежа, указывающих причину платежа. Тип и категория платежа позволяют правильно анализировать движение денег в предприятии.
Стоит напомнить, что агентами в Трицепс являются любые люди, предприятия, кассы, кошельки, сейфы, подотчетные сотрудники. Одним словом, всё, что может иметь баланс: учитываемую сумму денег или обязательств. Баланс агента можно также понимать как сумму, которую предприятие должно агенту. То есть положительные значения означают, что предприятие должно агенту, отрицательные – агент должен предприятию.
При проведении документа Платеж баланс агента, от которого произведен платеж увеличится, а баланс агента, принявшего платеж – уменьшится.

Процессы в предприятии, использующие документ Платеж.

Для каждой кассы, каждого расчетного счета в банке, каждого отдельного ящика или сейфа, в котором вы храните деньги, каждого подотчетного сотрудника в вашем предприятии необходимо завести собственную карточку агента и указать в этой карточке тип агента «Касса». Если вы принимаете к оплате кредитки, то вам также необходимо создать агента «Терминал». В вашем предприятии можно завести неограниченное количество касс, а администратор в настройках системы должен указать кассы, в которые при стандартных ситуациях попадают платежи от клиентов при расчете наличными и при расчете по кредитной карте.
Правильное ведение учета подразумевает, что вы просто фиксируете один-в-один то, что происходит в реальности. Дальше необходимо рассмотреть пять типовых процессов с платежами.
Первый процесс связаны со повседневной работой по заказ-нарядам и продажам товара. В момент проведения этих документов вы можете указать – рассчитывался ли клиент и если рассчитывался, то каким способом.
1. Прием от клиентов денег за услуги и товары.
Стандартный прием денег. Прием денег за услуги и товары по условиям, отличающимся от стандартных. Оплата карточкой Visa.
При нажатии кнопки Выбить чек произойдут следующие действия:

  • проведется сам документ продажи или заказ-наряда
  • создастся документ Платеж от агента – клиента агенту касса
  • сумма платежа автоматически заполнится из основного документа
  • тип платежа будет выставлен в «Продажи», категория «За товар и услуги».
  • документ платежа будет сразу же проведен и связан с основным документом. В дальнейшем вы можете быстро переходить к связанному документу просто нажав на ссылку

Никаких действий для регистрации платежа больше предпринимать не нужно.
Абсолютно аналогично ведет себя система при выборе кнопки Оплатить картой. Единственное отличие – агент, который будет выбран в качестве получателя платежа.
Бывают случаи, когда необходимо внести изменения в платеж перед его проведением. Это может произойти, если деньги поступают в кассу, отличающуюся от кассы по умолчанию или когда сумма платежа по каким-то причинам не равна сумме основного документа. В этом случае при проведении основного документа необходимо выбирать кнопку Оформить платеж.
Если вы оказываете услуги или отдаете товар и в момент проведения не берете с клиента денег (вы либо взяли их авансом, либо готовы к тому, что клиент будет должен вам), то необходимо выбрать кнопку Без оплаты. Позже вы сможете создать платеж вручную и связать его с основным документом.
2. Вечерняя инкассация.
Чтобы агенты – кассы отражали реальный остаток необходимо фиксировать не только приходы денег от клиентов, но и выдачу денег из кассы. Обычно деньги из кассы забирает некий подотчетный сотрудник, иногда выручка перекладывается в сейф или отдельный ящик. Фиксируйте каждую реальную передачу денег, не откладывайте и не комбинируйте несколько реальных выдач в один документ. В типе платежа в этом случае указывается «Перемещение», в категории – «Инкассация».

3. Выдача денег подотчет
В том числе на закуп товара у поставщика, находящегося неподалеку.
Обычно такая выдача производится

  • от одного подотчетного сотрудника (начальника), другому подотчетному сотруднику
  • из сейфа или ящика для хранения денег
  • или из кассы, если вы не пользуетесь кассовым аппаратом и вы не боитесь проверок кассовой дисциплины со стороны налоговой

Некоторые пользователи Трицепс пытаются экономить время и в когда деньги под отчет выдаются на покупку какого-нибудь товара создают платеж сразу из кассы на поставщика. Трицепс будет работать и так, но мы крайне рекомендуем фиксировать все передачи денег. Так, если ваш сотрудник Иванов Сергей получил под отчет 10 тысяч рублей, купил в соседнем магазине запчастей на 9200, 700 рублей вернул в кассу, а 100 рублей потратил на бензин, то в правильной схеме у вас будет четыре платежа:

  • выдача из кассы агенту Иванов Сергей Подотчет 10 тысяч с типом Перемещение, категорией Под отчет
  • платеж от агента Иванов Сергей Подотчет агенту ООО «Поставщик» 9200 с типом За товар, категорией «За товар на собственный склад» или категорией «По заказ-наряду клиента»
  • платеж от агента Иванов Сергей Подотчет в кассу 700 рублей с типом Перемещение, категорией Под отчет
  • передача от агента Иванов Сергей Подотчет агенту Затраты 100 рублей с типом Затраты, категорией Транспортные

При кажущейся на первый взгляд сложности такая система на самом деле не отнимает много времени, а учет становится абсолютно прозрачным.
4. Работа с расчетным счетом в банке.
Работа с расчетным счетом в целом не отличается от работы с кассой. Необходимо лишь учитывать следующие замечания:

  • не забывайте списывать комиссионные за оформление платежных поручений, услуги банка за ведение расчетного счета, несмотря на небольшие платежи не отходите от правила один реальный платеж (одна запись в банковской выписке) – один документ в учетной системе Трицепс. Тип таких платежей – Затраты, категория – Услуги банка.
  • в момент прихода на расчетный счет средств, полученных от клиентов через платежные карты обычно надо оформить два платежа: один от агента Терминал  агенту Расчетный счет с типом Перемещение и категорией Между своими кассами, а второй – от агента Терминал агенту Затраты с типом Затраты, и категорией Услуги банка.

5. Выдача зарплаты, ремонт автомобилей и выдача товара сотрудникам в счет зарплаты.
Для зарплатных платежей необходимо понимать различие между начислением и выдачей заработной платы. Через документы платежа вы фиксируете только реальную передачу денег, начисления окладной и премиальной части, а также штрафов в системе Трицепс лучше проводить через документ Начисления.
При выдаче денег сотрудникам указывайте тип платежа Выдачи денег сотрудникам, категорию – Выдача наличных.
Для корректного анализа завершенных сделок мы рекомендуем, чтобы с каждым документом заказ-наряда и продажи был связан документ платежа. Соответственно, ремонт автомобилей сотрудников и выдачу товара в счет зарплаты желательно сопровождать двумя платежами: первый платеж с типом Выдача денег сотрудникам и категорией Выдача наличных, а второй – с типом Продажи и категорией За товар и услуги. Если при этом сотрудники в реальности получат деньги на руки и тут же заплатят их в кассу, то это будет иметь и хороший психологический эффект. Неоднократно в нашей практике сотрудники, которым руководители бесконтрольно позволяли ремонтировать автомобиль с использованием склада предприятия уходили в огромные долги перед предприятием.

Обсуждение закрыто.