Основная информация

Платеж с одной стороны один из самых простых документов в системе Нетикс Трицепс. При этом с этим документом связано несколько сложных для внедрения моментов, поэтому внимательно изучите эту инструкцию.

Документ Платеж хранит в учетной системе факт того, что от одного агента другому были переданы реальные деньги: наличные или безналичные. Также Платеж хранит дату совершения реального платежа и дату проведения документа, примечание на усмотрение пользователя и тип с категорией платежа, указывающих причину платежа. Тип и категория платежа позволяют правильно анализировать движение денег в предприятии.
Стоит напомнить, что агентами в Трицепсе являются любые люди, предприятия, кассы, кошельки, сейфы, подотчетные сотрудники. Одним словом, всё, что может иметь баланс: учитываемую сумму денег или обязательств. Баланс агента можно также понимать как сумму, которую предприятие должно агенту. То есть положительные значения означают, что предприятие должно агенту, отрицательные — агент должен предприятию.
При проведении документа Платеж баланс агента, от которого произведен платеж увеличится, а баланс агента, принявшего платеж — уменьшится.

Процессы в предприятии, использующие документ Платеж

Для каждой кассы, каждого расчетного счета в банке, каждого отдельного ящика или сейфа, в котором вы храните деньги, каждого подотчетного сотрудника в вашем предприятии необходимо завести собственную карточку агента и указать в этой карточке тип агента Касса. Если вы принимаете к оплате карты, то вам также необходимо создать агента Терминал. В вашем предприятии можно завести неограниченное количество касс, а администратор в настройках системы должен указать кассы, в которые при стандартных ситуациях попадают платежи от клиентов при расчете наличными и при расчете по карте.
Правильное ведение учета подразумевает, что вы просто фиксируете один-в-один то, что происходит в реальности. Дальше необходимо рассмотреть пять типовых процессов с платежами.
Первый процесс связан с повседневной работой по заказ-нарядам и продажам товара. В момент проведения этих документов вы можете указать — рассчитывался ли клиент и если рассчитывался, то каким способом.

Прием от клиентов денег за услуги и товары

При окончательном завершении заказ-наряда или продажи, система предложит провести оплату.

Выберите способ и сумму оплаты. При нажатии кнопки Оформить произойдут следующие действия:

• Проведется сам документ Продажа или Заказ-наряд
• Создастся документ Платеж от агента–клиента агенту-кассе
• Сумма платежа автоматически заполнится из основного документа
• Тип платежа будет выставлен Продажи, категория За товар и услуги
• Документ платежа будет сразу же проведен и связан с основным документом. В дальнейшем вы можете быстро переходить к связанному документу просто нажав на ссылку

Никаких действий для регистрации платежа больше предпринимать не нужно.

Бывают случаи, когда необходимо внести изменения в платеж перед его проведением. Это может произойти, если деньги поступают в кассу, отличающуюся от кассы по умолчанию. В этом случае при проведении основного документа необходимо выбирать кнопку Черновик платежа.
Если вы оказываете услуги или отдаете товар и в момент проведения не берете с клиента денег (вы либо взяли их авансом, либо готовы к тому, что клиент будет должен вам), то необходимо выбрать кнопку Без оплаты. Позже вы сможете создать платеж вручную и связать его с основным документом.

Вечерняя инкассация

Чтобы агенты–кассы отражали реальный остаток необходимо фиксировать не только приходы денег от клиентов, но и выдачу денег из кассы. Обычно деньги из кассы забирает некий подотчетный сотрудник, иногда выручка перекладывается в сейф или отдельный ящик. Фиксируйте каждую реальную передачу денег, не откладывайте и не комбинируйте несколько реальных выдач в один документ. В типе платежа в этом случае указывается Перемещение, в категории — Инкассация.

Выдача денег подотчет

В том числе на закуп товара у поставщика, находящегося неподалеку.
Обычно такая выдача производится:

• От одного подотчетного сотрудника (начальника), другому подотчетному сотруднику
• Из сейфа или ящика для хранения денег
• Или из кассы, если вы не пользуетесь кассовым аппаратом и вы не боитесь проверок кассовой дисциплины со стороны налоговой

Некоторые пользователи Трицепс пытаются экономить время и, когда деньги под отчет выдаются на покупку какого-нибудь товара, создают платеж сразу из кассы на поставщика. Трицепс будет работать и так, но мы крайне рекомендуем фиксировать все передачи денег. Так, если ваш сотрудник Иванов Сергей получил под отчет 10 тысяч рублей, купил в соседнем магазине запчастей на 9200, 700 рублей вернул в кассу, а 100 рублей потратил на бензин, то в правильной схеме у вас будет четыре платежа:

• Выдача из кассы агенту Иванов Сергей Подотчет 10 тысяч с типом Перемещение, категорией Под отчет
• Платеж от агента Иванов Сергей Подотчет агенту ООО Поставщик 9200 с типом За товар, категорией За товар на собственный склад или категорией По заказ-наряду клиента
• Платеж от агента Иванов Сергей Подотчет в кассу 700 рублей с типом Перемещение, категорией Под отчет
• Передача от агента Иванов Сергей Подотчет агенту Затраты 100 рублей с типом Затраты, категорией Транспортные

При кажущейся на первый взгляд сложности такая система на самом деле не отнимает много времени, а учет становится абсолютно прозрачным. Подробнее про оформление выдачи денег под отчет вы можете прочитать в статье Как оформлять подотчет

Работа с расчетным счетом в банке

Работа с расчетным счетом в целом не отличается от работы с кассой. Необходимо лишь учитывать следующие замечания:

• Не забывайте списывать комиссионные за оформление платежных поручений, услуги банка за ведение расчетного счета, несмотря на небольшие платежи не отходите от правила один реальный платеж (одна запись в банковской выписке) — один документ в учетной системе Трицепс. Тип таких платежей — Затраты, категория — Услуги банка
• В момент прихода на расчетный счет средств, полученных от клиентов через платежные карты обычно надо оформить два платежа: один от агента Терминал агенту Расчетный счет с типом Перемещение и категорией Между своими кассами, а второй – от агента Терминал агенту Затраты с типом Затраты, и категорией Услуги банка

Выдача зарплаты, ремонт автомобилей и выдача товара сотрудникам в счет зарплаты

Для зарплатных платежей необходимо понимать различие между начислением и выдачей заработной платы. Через документы платежа вы фиксируете только реальную передачу денег, начисления окладной и премиальной части, а также штрафов в системе Трицепс лучше проводить через документ Начисление.
При выдаче денег сотрудникам указывайте тип платежа Выдачи денег сотрудникам, категорию — Выдача наличных.
Для корректного анализа завершенных сделок мы рекомендуем, чтобы с каждым документом Заказ-наряд и Продажа был связан документ Платеж. Соответственно, ремонт автомобилей сотрудников и выдачу товара в счет зарплаты желательно сопровождать двумя платежами: первый платеж с типом Выдача денег сотрудникам и категорией Выдача наличных, а второй — с типом Продажи и категорией За товар и услуги. Если при этом сотрудники в реальности получат деньги на руки и тут же заплатят их в кассу, то это будет иметь и хороший психологический эффект. Неоднократно в нашей практике сотрудники, которым руководители бесконтрольно позволяли ремонтировать автомобиль с использованием склада предприятия уходили в огромные долги перед предприятием.